Chi phí tuyển dụng một nhân viên, hay cost per hire, bằng tổng mọi khoản chi của một đợt tuyển, gồm cả tiền trả ra ngoài lẫn giờ công của người trong công ty, chia cho số người nhận việc trong đợt đó. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ chỉ cộng tiền đăng tin và vì thế nghĩ tuyển dụng gần như miễn phí. Khi cộng đủ giờ đọc hồ sơ, phỏng vấn, chấm bài, kèm người mới mấy ngày đầu, con số thường lớn hơn nhiều so với hình dung.
Bài này đưa ra danh sách khoản chi nên cộng, cách quy giờ công nội bộ ra tiền, một ví dụ giả định tính trọn một đợt tuyển, phần chi phí ẩn khi tuyển sai hoặc để chỗ trống quá lâu, và những cách giảm chi phí không làm hỏng chất lượng. Mọi con số tiền trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Chi phí ngoài và chi phí trong
Chi phí ngoài là tiền trả cho bên thứ ba: phí đăng tin trên trang tuyển dụng, tiền chạy quảng cáo tin tuyển trên mạng xã hội, phí trả cho đơn vị tuyển dụng hay người giới thiệu bên ngoài, chi phí in ấn khi đi hội chợ việc làm ở trường nghề, phí kiểm tra sức khoẻ nếu công ty chịu. Những khoản này có hoá đơn hoặc ít nhất có lịch sử chuyển khoản, nên dễ cộng.
Chi phí trong là thời gian của người trong công ty dành cho tuyển dụng: người viết tin, người đọc hồ sơ, người gọi điện hẹn lịch, người phỏng vấn, người chấm bài làm thử, người họp chốt. Nó còn gồm tiền thưởng giới thiệu trả cho nhân viên, công làm thử trả cho ứng viên, và chi phí nhỏ như nước uống, gửi xe cho ứng viên đến phỏng vấn. Chi phí trong không có hoá đơn nên gần như luôn bị bỏ qua.
Ở doanh nghiệp nhỏ, người phỏng vấn thường là chủ hoặc trưởng nhóm, tức những người có giờ công đắt nhất. Một đợt tuyển có tám buổi phỏng vấn, mỗi buổi một giờ, cộng thời gian chuẩn bị và trao đổi sau đó, là hơn một ngày làm việc của người quan trọng nhất công ty. Không tính phần này thì bạn sẽ đánh giá sai những kênh "miễn phí" nhưng kéo về nhiều hồ sơ không phù hợp.
Danh sách khoản chi nên cộng vào mỗi đợt
Bảng dưới liệt kê các khoản thường gặp. Không phải đợt nào cũng có đủ; ghi những khoản thực có và để trống phần còn lại.
| Khoản chi | Loại | Cách ghi nhận |
|---|---|---|
| Phí đăng tin, quảng cáo tin tuyển | Ngoài | Theo hoá đơn, phân bổ cho vị trí nếu một gói dùng chung nhiều tin |
| Phí đơn vị tuyển dụng, người giới thiệu bên ngoài | Ngoài | Theo hợp đồng, ghi cả điều khoản bảo hành nếu có |
| Thưởng giới thiệu cho nhân viên | Trong | Ghi vào đợt mà người được giới thiệu nhận việc |
| Giờ đọc hồ sơ và gọi điện | Trong | Số giờ nhân với mức giờ công quy ước |
| Giờ phỏng vấn và chấm bài | Trong | Số giờ của từng người phỏng vấn nhân với mức giờ công của họ |
| Công làm thử trả cho ứng viên | Trong | Theo số tiền thực trả |
| Chi phí đi lại, tổ chức buổi tuyển | Ngoài hoặc trong | Theo thực chi, ví dụ thuê chỗ ở hội chợ việc làm |
| Phần mềm, công cụ dùng cho tuyển dụng | Ngoài | Chia đều theo tháng rồi chia cho số đợt trong tháng |
Có một khoản nên để riêng, không cộng vào cost per hire: chi phí hội nhập sau ngày nhận việc như đào tạo, đồng phục, thiết bị. Chúng thuộc giai đoạn sau tuyển dụng và nếu gộp vào, bạn sẽ khó so sánh giữa vị trí cần đào tạo nhiều và vị trí cần ít. Phần đón nhân viên mới có loạt bài riêng ở trang AI Nhân Sự.
Quy giờ công nội bộ ra tiền
Mục đích của bước này không phải để tính lương chính xác đến từng đồng, mà để có một con số đủ gần để so sánh giữa các đợt và các kênh. Làm theo các bước sau.
- Chọn mức giờ công quy ước cho từng nhóm người: chủ hoặc giám đốc, trưởng nhóm, nhân viên. Có thể lấy tổng thu nhập tháng chia cho số giờ làm việc trong tháng, làm tròn.
- Với chủ doanh nghiệp không nhận lương cố định, đặt một mức quy ước bằng mức của người quản lý cao nhất mà bạn sẽ thuê nếu cần. Đừng để là không.
- Yêu cầu mỗi người tham gia ghi nhanh số giờ dành cho đợt tuyển ngay trong bảng theo dõi: đọc hồ sơ, phỏng vấn, chấm bài, họp chốt.
- Nhân số giờ với mức giờ công của từng người rồi cộng lại.
- Giữ nguyên mức quy ước trong cả năm để các đợt so được với nhau; điều chỉnh một lần vào đầu năm.
Ghi giờ công nghe có vẻ phiền, nhưng chỉ cần một ô số cho mỗi người mỗi đợt. Nếu không ai chịu ghi, có thể ước tính bằng cách đếm số buổi phỏng vấn nhân với thời lượng trung bình, cộng thêm một khoản cố định cho chuẩn bị. Ước tính có hệ thống vẫn tốt hơn bỏ trống.
Ví dụ giả định: tính trọn một đợt tuyển hai nhân viên kho
Ví dụ giả định: một công ty phân phối hàng tiêu dùng ở Bắc Ninh tuyển hai nhân viên kho trong một đợt. Chi phí ngoài gồm 1,5 triệu đồng tiền đăng tin trên một trang tuyển dụng và 1 triệu đồng chạy quảng cáo tin trên mạng xã hội. Một nhân viên cũ giới thiệu được một người và nhận thưởng giới thiệu 1 triệu đồng sau khi người đó qua thử việc.
Chi phí trong: nhân viên hành chính dành 6 giờ đọc hồ sơ và gọi điện, mức giờ công quy ước 50 nghìn đồng, thành 300 nghìn đồng. Trưởng kho phỏng vấn 7 ứng viên, mỗi người khoảng 45 phút kể cả ghi chép, cộng 2 giờ chuẩn bị và họp chốt, tổng khoảng 7,25 giờ, mức quy ước 80 nghìn đồng, thành khoảng 580 nghìn đồng. Chủ công ty gặp 3 ứng viên vòng cuối, tổng 2 giờ, mức quy ước 200 nghìn đồng, thành 400 nghìn đồng. Bốn ứng viên làm thử nửa buổi, mỗi người được trả 150 nghìn đồng, thành 600 nghìn đồng.
Cộng lại: chi phí ngoài 2,5 triệu đồng, thưởng giới thiệu 1 triệu đồng, giờ công nội bộ khoảng 1,28 triệu đồng, công làm thử 600 nghìn đồng, tổng khoảng 5,38 triệu đồng. Chia cho 2 người nhận việc, chi phí mỗi người tuyển được khoảng 2,69 triệu đồng. Nếu chỉ tính tiền đăng tin, con số sẽ là 1,25 triệu đồng mỗi người, tức thấp hơn khoảng một nửa.
Ví dụ này cho thấy một điều thú vị: người được giới thiệu tốn 1 triệu đồng tiền thưởng nhưng gần như không tốn giờ sàng lọc, vì nhân viên cũ đã lọc giúp. Khi tách chi phí theo nguồn, kênh giới thiệu nội bộ thường không đắt như nhìn từ tiền thưởng.
Chi phí ẩn: tuyển sai người và để chỗ trống quá lâu
Tuyển sai rồi tuyển lại. Một người nghỉ trong thử việc nghĩa là toàn bộ chi phí của đợt tuyển phải trả thêm lần nữa, cộng phần lương trả cho những tuần chưa làm ra việc và giờ kèm cặp của người cũ. Vì vậy cost per hire nên đọc cạnh tỉ lệ còn làm sau thử việc: một kênh rẻ mà người vào nghỉ sớm thực chất là kênh đắt.
Chỗ trống kéo dài. Mỗi ngày thiếu người, đồng nghiệp gánh thêm ca, đơn hàng chậm, chất lượng phục vụ giảm. Khoản này khó quy ra tiền chính xác, nhưng bạn có thể ước tính thô bằng số giờ làm thêm phải trả hoặc số đơn phải từ chối. Ghi ước tính đó cạnh thời gian tuyển để thấy cái giá của sự chậm.
Mệt mỏi của đội ngũ. Gánh việc thay nhiều tuần liền làm tăng nguy cơ người đang làm cũng nghỉ. Chi phí này không có trong bảng tính, nhưng là lý do chính đáng để không cố tiết kiệm bằng cách kéo dài tuyển.
Chi phí cho ứng viên. Ứng viên phải nghỉ việc đang làm để đi phỏng vấn, đi lại nhiều vòng, làm bài test dài. Đây không phải chi phí của bạn trên giấy tờ, nhưng nó làm ứng viên tốt bỏ cuộc giữa chừng và ảnh hưởng tới tiếng của doanh nghiệp.
Giảm chi phí đúng chỗ
Sau hai, ba đợt có số liệu, bạn sẽ thấy chi phí tập trung ở đâu. Các cách giảm thường hiệu quả nhất với doanh nghiệp nhỏ là:
- Viết tin tuyển rõ tiêu chí bắt buộc để giảm số hồ sơ không phù hợp, vì mỗi hồ sơ sai đều tốn giờ đọc và gọi.
- Cắt kênh đăng tin trả tiền mà nhiều đợt liền không mang về người nhận việc nào, sau khi đã kiểm tra tin đăng trên kênh đó viết đúng.
- Để nhân viên hành chính hoặc trưởng nhóm phỏng vấn vòng đầu theo bộ câu hỏi có sẵn, chủ chỉ gặp vòng cuối.
- Dùng lại mô tả công việc, câu hỏi và bài làm thử cho các vị trí lặp lại.
- Xây chương trình giới thiệu nội bộ có quy định rõ ràng về điều kiện nhận thưởng.
- Giữ danh sách ứng viên tốt chưa chọn, có sự đồng ý của họ, để liên hệ lại ở đợt sau.
Có những khoản không nên cắt: công làm thử cho ứng viên, thời gian người phỏng vấn ghi đánh giá theo thang, bước người duyệt hồ sơ. Cắt các khoản này làm con số đẹp đi trong ngắn hạn nhưng đẩy chi phí sang tuyển sai.
Nhờ AI lập bảng chi phí và đối chiếu giữa các đợt
Trợ lý AI giúp nhanh ở khâu dựng bảng: bạn mô tả các khoản chi và yêu cầu nó tạo cấu trúc cột cùng công thức. Câu lệnh mẫu: "Hãy thiết kế bảng tính theo dõi chi phí tuyển dụng cho một doanh nghiệp 30 người, gồm các cột đợt tuyển, vị trí, nguồn, chi phí ngoài, giờ công từng người, mức giờ công quy ước, số người nhận việc; kèm công thức tính chi phí mỗi người tuyển được theo đợt và theo nguồn."
Sau vài đợt, có thể dán bảng tổng hợp để nhờ AI chỉ ra đợt nào tốn bất thường và vì sao. Chỉ dán số theo đợt và theo nguồn, không dán bảng lương hay mức thu nhập cụ thể của từng người, vì đó là thông tin nhạy cảm của nhân viên. Thay mức giờ công thật bằng hệ số tương đối nếu muốn an toàn hơn, ví dụ chủ là 4, trưởng nhóm là 1,6, nhân viên là 1.
Luôn kiểm lại phép tính của AI trên vài dòng bằng tay. Mô hình ngôn ngữ đôi khi cộng nhầm hoặc làm tròn theo cách khác bạn quy ước. Con số gửi cho chủ doanh nghiệp phải là con số bạn đã tự kiểm.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí tuyển dụng nên tính theo đợt hay theo năm?
Tính theo đợt để biết từng vị trí và từng kênh tốn bao nhiêu, rồi cộng theo năm để lập ngân sách. Chi phí cố định dùng chung như phần mềm hay gói đăng tin theo năm thì chia đều theo tháng rồi phân cho các đợt trong tháng đó.
Có nên tính lương của chủ doanh nghiệp vào chi phí tuyển dụng?
Nên tính theo một mức giờ công quy ước, kể cả khi chủ không nhận lương cố định. Thời gian của chủ dành cho phỏng vấn là thời gian không dành cho bán hàng hay quản lý. Bỏ qua phần này sẽ khiến các kênh tốn nhiều giờ sàng lọc trông rẻ một cách giả tạo.
Thưởng giới thiệu cho nhân viên có làm chi phí tăng không?
Tiền thưởng làm tăng chi phí ngoài của đợt đó, nhưng giới thiệu nội bộ thường giảm giờ sàng lọc và có khi giảm tỉ lệ nghỉ sớm. Hãy so tổng chi phí và tỉ lệ còn làm theo từng nguồn thay vì chỉ nhìn tiền thưởng, và giữ quy định thưởng minh bạch, công bằng.
Chi phí tuyển dụng một nhân viên bao nhiêu là hợp lý?
Không có mức hợp lý chung, vì nó phụ thuộc vị trí, khu vực, độ khan hiếm và cách bạn tính giờ công. Nên lấy các đợt của chính mình làm mốc, tách theo nhóm vị trí, rồi xem xu hướng. Một con số rẻ đi mà tỉ lệ nghỉ trong thử việc tăng thì không phải tiến bộ.
Có nên thu phí ứng viên để bù chi phí tuyển dụng?
Không. Thu phí của người lao động để được tuyển là hành vi bị cấm hoặc hạn chế theo quy định hiện hành và làm mất lòng tin. Chi phí tuyển dụng là chi phí của doanh nghiệp; nếu thấy quá cao, hãy giảm bằng cách viết tin rõ hơn và chọn kênh tốt hơn.
Chi phí hội nhập và đào tạo người mới có tính vào không?
Nên để riêng. Gộp chung làm con số khó so sánh giữa các vị trí và trộn hai giai đoạn có người chịu trách nhiệm khác nhau. Ghi chi phí hội nhập ở bảng khác, rồi khi cần nhìn tổng chi phí đưa một người vào làm được việc thì cộng hai bảng lại.