Tuyển qua trường nghề, trường cao đẳng và ngày hội việc làm hiệu quả nhất khi bạn coi đó là mối quan hệ nhiều năm, không phải một lần dựng gian hàng. Trường giới thiệu học viên cho những doanh nghiệp họ biết và tin; học viên nghe thầy cô và đàn anh kể về chỗ thực tập tốt. Doanh nghiệp nhỏ không có tên tuổi lớn vẫn có thể là lựa chọn đầu tiên của học viên một trường, nếu kiên trì vài mùa tuyển.
Bài này dành cho chủ xưởng, gara, cơ sở dịch vụ, văn phòng nhỏ cần thợ kỹ thuật, nhân viên mới ra trường hoặc thực tập sinh. Bạn sẽ thấy cách chọn trường, cách liên hệ lần đầu, những gì doanh nghiệp nhỏ có thể đem lại cho trường, cách chuẩn bị cho ngày hội việc làm, và cách dùng AI để soạn thư, tài liệu, phiếu nhận thông tin mà vẫn giữ an toàn dữ liệu học viên.
Vì sao trường nghề và ngày hội vẫn đáng đầu tư
Với nhiều nghề kỹ thuật — điện, cơ khí, hàn, sửa xe, điện lạnh, nấu ăn, làm bánh, chăm sóc sắc đẹp — người giỏi phần lớn đi ra từ trường nghề và các khoá đào tạo nghề. Khi họ đã đi làm ổn định vài năm, rất khó kéo về. Thời điểm dễ tiếp cận nhất là lúc họ còn học hoặc vừa tốt nghiệp, khi đang tìm chỗ thực tập và chỗ làm đầu tiên.
Ngày hội việc làm do trường, do trung tâm dịch vụ việc làm hoặc do địa phương tổ chức gom nhiều người tìm việc vào một chỗ trong một ngày. Với doanh nghiệp cần nhiều lao động như xưởng sản xuất hay chuỗi cửa hàng, đây là dịp gặp hàng chục người trong vài giờ. Với doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một hai người, giá trị lớn hơn nằm ở chỗ được thầy cô và học viên biết tên.
Đổi lại, kênh này đòi hỏi kiên nhẫn và theo mùa. Mùa tốt nghiệp, mùa thực tập có lịch riêng của từng trường. Nếu bạn liên hệ đúng lúc trường đã phân xong học viên đi thực tập, bạn phải chờ đến năm sau. Ghi lịch của trường vào kế hoạch tuyển từ đầu năm.
Chọn trường và liên hệ lần đầu
Chọn theo nghề và khoảng cách. Trường có đúng ngành bạn cần, trong phạm vi học viên có thể đến thực tập và làm việc. Một gara ở Lâm Đồng nên bắt đầu với các trường có ngành công nghệ ô tô trong tỉnh trước khi nghĩ đến trường ở thành phố lớn.
Tìm đúng người ở trường. Nhiều trường có phòng hoặc bộ phận phụ trách quan hệ doanh nghiệp, hỗ trợ học viên việc làm. Giáo viên trưởng khoa hay giáo viên hướng dẫn thực tập cũng là người quyết định học viên đi đâu. Hỏi tổng đài của trường đầu mối phụ trách việc này.
Thư giới thiệu ngắn và cụ thể. Thư đầu tiên nên nói doanh nghiệp làm gì, cần học viên ngành nào, có thể nhận bao nhiêu người thực tập hoặc tuyển dụng, điều kiện cụ thể, và đề nghị một buổi gặp. AI giúp soạn khung thư; bạn điền chi tiết thật của doanh nghiệp.
Đến thăm trực tiếp. Một buổi đến trường gặp đầu mối, xem xưởng thực hành, hỏi thầy cô học viên năm cuối đang thiếu kỹ năng gì, có giá trị hơn mười thư. Thầy cô nhớ người đã đến.
Hỏi trường cần gì. Trường cũng cần doanh nghiệp: chỗ thực tập thật, người đến chia sẻ nghề, phản hồi về chương trình học. Hỏi thẳng và nhận làm điều gì vừa sức là cách xây quan hệ hai chiều.
Doanh nghiệp nhỏ có thể đem lại gì cho trường và học viên
Bạn không cần ngân sách lớn để được trường chú ý. Những gì doanh nghiệp nhỏ làm được và trường thường đánh giá cao:
- Chỗ thực tập có người hướng dẫn thật sự, không phải chỗ để học viên đứng nhìn hoặc làm việc vặt cả ngày.
- Một buổi chia sẻ nghề tại trường: chủ xưởng hoặc thợ chính kể về công việc hằng ngày, những lỗi người mới hay mắc, kỹ năng nghề thực tế cần.
- Nhận xét bằng văn bản về học viên đã thực tập, giúp trường biết chương trình đang mạnh, yếu ở đâu.
- Cho học viên đến tham quan xưởng hoặc cửa hàng trong một buổi.
- Tuyển người đã thực tập tốt, để học viên khoá sau thấy thực tập ở đây có đường đi tiếp.
- Đối xử tử tế với thực tập sinh: giờ giấc hợp lý, an toàn lao động, không giao việc nguy hiểm khi chưa được hướng dẫn đủ.
Thực tập sinh không phải lao động miễn phí. Giao việc phải phục vụ mục tiêu học nghề, và nếu học viên làm ra sản phẩm có giá trị thì nên có hỗ trợ phù hợp theo thoả thuận và quy định hiện hành. Một xưởng dùng thực tập sinh như người làm không công sẽ bị trường và học viên khoá sau tránh xa.
Chuẩn bị cho ngày hội việc làm
Ngày hội việc làm chỉ kéo dài vài giờ, nên phần chuẩn bị quyết định tất cả. Quy trình gọn cho doanh nghiệp nhỏ:
- Xác định mục tiêu: tuyển ngay bao nhiêu người, vị trí nào, hay chủ yếu để học viên biết tên doanh nghiệp.
- Soạn tờ thông tin một mặt giấy cho mỗi vị trí: việc gì, ở đâu, ca làm, lương hoặc cách tính, yêu cầu, cách liên hệ sau ngày hội. Nhờ AI rút gọn từ bảng dữ kiện tuyển dụng của bạn.
- Chuẩn bị phiếu nhận thông tin ngắn, chỉ hỏi những gì cần để liên lạc lại và biết ngành học, kèm một dòng xin đồng ý lưu thông tin cho mục đích tuyển dụng trong thời hạn nhất định.
- Cử hai người trực: một người hiểu nghề để trả lời câu hỏi chuyên môn, một người lo ghi nhận và hẹn lịch.
- Soạn sẵn năm câu hỏi ngắn để trò chuyện với người ghé gian hàng, hỏi về điều họ thích làm và kỹ năng họ đã học, không hỏi về gia đình, quê quán.
- Hẹn ngay lịch gặp tiếp theo với người phù hợp, thay vì chỉ nhận hồ sơ rồi về.
Câu lệnh mẫu soạn tờ thông tin: "Từ bảng dữ kiện tuyển dụng sau, viết tờ thông tin một mặt giấy cho học viên trường nghề, câu ngắn, có đề mục, nhấn mạnh người mới ra trường được hướng dẫn những gì trong ba tháng đầu. Không thêm thông tin ngoài bảng." Sau đó đưa thợ chính đọc lại phần mô tả công việc cho đúng nghề.
Trung tâm dịch vụ việc làm của địa phương: kênh ít người tận dụng
Ngoài trường học, mỗi tỉnh, thành phố có trung tâm dịch vụ việc làm công lập, nơi người lao động đến đăng ký tìm việc, làm thủ tục liên quan đến bảo hiểm thất nghiệp và tham gia các phiên giao dịch việc làm định kỳ. Nhiều doanh nghiệp nhỏ không biết rằng mình có thể gửi nhu cầu tuyển dụng đến đây, hoặc đăng ký tham gia phiên giao dịch. Cách thức, lịch phiên và giấy tờ cần chuẩn bị khác nhau theo địa phương, nên hỏi trực tiếp trung tâm nơi bạn đặt cơ sở.
Người tìm việc đến trung tâm thường đa dạng: lao động phổ thông, người vừa mất việc, người đã có tay nghề muốn đổi chỗ, cả những người lớn tuổi hơn nhóm sinh viên ở ngày hội trường. Với doanh nghiệp cần người ổn định cho việc theo ca hoặc việc kỹ thuật cơ bản, đây là nguồn đáng thử song song với trường nghề.
Khi gửi nhu cầu cho trung tâm, dùng bản đầy đủ từ bảng dữ kiện tuyển dụng, ghi rõ yêu cầu theo việc, không ghi giới hạn tuổi hay giới tính khi việc không đòi hỏi. AI giúp bạn chuyển bảng dữ kiện thành mẫu phiếu nhu cầu tuyển dụng theo đúng các mục trung tâm yêu cầu: dán danh sách mục của phiếu, rồi yêu cầu điền từ bảng dữ kiện, không thêm thông tin mới. Giữ liên lạc với cán bộ phụ trách sau mỗi phiên, báo lại đã tuyển được ai, để lần sau họ giới thiệu đúng người hơn.
Sau ngày hội: phản hồi nhanh và giữ dữ liệu đúng cách
Phần lớn doanh nghiệp làm tốt ở gian hàng rồi để mất người ở bước sau. Học viên ghé mười gian hàng trong một buổi; gian hàng nào liên hệ lại trong hai ba ngày sẽ được nhớ. Ngay hôm sau, gửi tin cảm ơn ngắn cho mọi người đã để lại thông tin, kèm bước tiếp theo cụ thể: lịch gặp, ngày đến xưởng thử việc, hoặc thông báo khi nào có đợt tuyển tới.
Phiếu thông tin thu được là dữ liệu cá nhân, và nhiều học viên còn rất trẻ. Nhập vào một bảng có kiểm soát, chỉ người phụ trách tuyển xem được, không chia sẻ cho bên khác, không dùng để gửi quảng cáo. Ghi rõ thời hạn lưu, hết hạn thì xoá. Bản giấy cũng cất giữ cẩn thận hoặc huỷ sau khi đã nhập.
Nếu dùng AI để soạn tin cảm ơn cho nhiều người, chỉ đưa vào khung tin và các trường chung như ngành học, không dán danh sách tên và số điện thoại. Việc ghép tên vào từng tin làm trên máy của bạn, bằng công cụ trộn thư thông thường, hoặc gửi tay.
Cuối mùa, ghi lại với từng trường: đã nhận bao nhiêu thực tập sinh, bao nhiêu người được tuyển, quan hệ với đầu mối thế nào, năm sau nên làm gì khác. Ghi chép này là cơ sở để mùa sau bắt đầu sớm và đúng người.
Thực tập sinh và người mới ra trường: chuẩn bị gì trước khi tuyển
Tuyển người mới ra trường khác tuyển người có kinh nghiệm ở chỗ bạn phải có kế hoạch kèm cặp. Trước khi nhận, xác định ai sẽ là người hướng dẫn trực tiếp, trong ba tháng đầu họ cần học được những thao tác nào, và cách nào để biết họ đã làm được. Không có kế hoạch, người mới bị bỏ đứng một góc và nghỉ sau vài tuần, rồi kể lại cho cả lớp.
Trong tin tuyển gửi trường, hãy viết rõ phần này: "người mới được thợ chính hướng dẫn trực tiếp, sau ba tháng tự làm được các việc A, B, C". Với học viên, đó là quyền lợi quan trọng ngang lương. AI giúp bạn chuyển ghi chú lộn xộn thành một kế hoạch kèm cặp gọn — nhưng nội dung nghề phải đến từ thợ chính của bạn.
Phần đón người mới từ ngày đầu, ký hợp đồng và hội nhập vào doanh nghiệp là việc của nhân sự nội bộ, có ở AI Nhân Sự. Ở bước tuyển, điều cần làm là để học viên biết trước, trung thực, họ sẽ được dạy gì và làm gì. Tuyển thực tập sinh và người chưa thành niên cần tuân thủ quy định hiện hành về giờ làm và loại công việc; trường thường nắm rõ và có thể hướng dẫn bạn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có nên tham gia ngày hội việc làm không?
Nên, nếu bạn cần thợ kỹ thuật, người mới ra trường hoặc nhiều lao động phổ thông. Ngay cả khi chỉ cần một hai người, ngày hội giúp học viên và thầy cô biết tên doanh nghiệp, là nền tảng cho các mùa tuyển sau. Chuẩn bị kỹ và liên hệ lại nhanh là điều quyết định.
Liên hệ với trường nghề để tuyển người thì bắt đầu từ đâu?
Tìm bộ phận phụ trách quan hệ doanh nghiệp hoặc hỗ trợ việc làm của trường, hoặc giáo viên hướng dẫn thực tập của ngành bạn cần. Gửi thư giới thiệu ngắn, cụ thể, rồi xin một buổi đến trường gặp trực tiếp và xem xưởng thực hành.
Nhận thực tập sinh có phải trả lương không?
Thực tập sinh không phải lao động miễn phí. Việc giao phải phục vụ mục tiêu học nghề; nếu học viên làm ra sản phẩm có giá trị thì nên có hỗ trợ theo thoả thuận và quy định hiện hành. Chi tiết cụ thể nên trao đổi với trường và hỏi người am hiểu pháp luật.
Ở gian hàng ngày hội việc làm nên hỏi ứng viên những gì?
Hỏi về ngành học, việc họ thích làm, kỹ năng đã thực hành, lịch có thể bắt đầu. Không hỏi về gia đình, quê quán, dự định kết hôn. Phiếu nhận thông tin chỉ nên có những mục cần để liên lạc lại, kèm dòng xin đồng ý lưu thông tin.
Sau ngày hội việc làm nên liên hệ lại ứng viên khi nào?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là trong hai ba ngày. Gửi tin cảm ơn kèm bước tiếp theo cụ thể như lịch gặp hoặc ngày đến xưởng. Học viên ghé nhiều gian hàng, nơi liên hệ lại nhanh và rõ ràng thường được nhớ đến.
Dùng AI khi tuyển qua trường có an toàn dữ liệu học viên không?
An toàn nếu bạn chỉ dùng AI để soạn thư, tờ thông tin, khung tin cảm ơn, mà không dán danh sách tên, số điện thoại hay ảnh của học viên. Việc ghép thông tin cá nhân vào từng tin nên làm trên máy của bạn, trong bảng có kiểm soát.