Ghi chép tốt trong phỏng vấn là ghi lại bằng chứng, tức hành động và chi tiết ứng viên kể, theo từng câu hỏi; không ghi nhận xét về con người. Sau buổi phỏng vấn, những ghi chép đó được chuyển thành điểm theo thang, rồi gom lại để so sánh các ứng viên. AI giúp rất nhiều ở bước gom và trình bày, miễn là dữ liệu đã được che kỹ trước khi đưa vào.
Bài này dành cho người phải vừa hỏi vừa ghi, nhất là trưởng nhóm phỏng vấn một mình. Bạn sẽ có cách ghi nhanh không làm mất mạch nghe, mẫu phiếu ghi, quy trình che dữ liệu, câu lệnh nhờ AI tổng hợp, và những việc tuyệt đối không giao cho AI.
Ghi gì và không ghi gì trong lúc phỏng vấn
Ghi những gì nghe được và có thể kiểm lại: hành động ứng viên kể ("gọi lại cho khách sau hai tiếng"), con số họ nêu ("ca có năm người"), lời nói cụ thể ("em nói với khách là để em kiểm tra"), và chỗ họ không trả lời được ("hỏi kết quả, không nhớ"). Đây là chất liệu để chấm điểm và để giải thích quyết định sau này.
Không ghi nhận xét về con người hay suy đoán: "trông hiền", "có vẻ ham chơi", "giọng nặng", "chắc sắp lấy chồng". Những dòng như vậy vừa không giúp chấm điểm, vừa cho thấy thiên lệch, và nếu ứng viên yêu cầu xem dữ liệu của mình, chúng có thể gây rắc rối thật cho công ty. Không ghi những thông tin đời tư ứng viên tự nói ra mà không liên quan đến công việc.
Một phép thử đơn giản: nếu ứng viên đọc được dòng ghi chép này, họ có thấy đó là mô tả công bằng về điều họ đã nói không? Nếu có, dòng đó ổn. Nếu không, gạch đi.
Cách ghi nhanh mà vẫn nghe được
Dùng phiếu in sẵn câu hỏi. Mỗi câu hỏi một ô, có dòng gợi ý STAR: tình huống, việc của ứng viên, hành động, kết quả. Bạn chỉ cần điền vài chữ vào từng phần thay vì viết thành câu.
Ghi từ khoá, không ghi câu. "KH đổi trả quá hạn, tự kiểm hàng, gọi QL, đổi máy, ghi lỗi NCC" là đủ để nhớ lại. Thống nhất vài chữ viết tắt trong nhóm tuyển dụng để người khác đọc được.
Đánh dấu chỗ cần hỏi lại. Khi câu trả lời còn mơ hồ, đánh dấu hỏi bên lề rồi hỏi đào sâu ngay. Đánh dấu cũng nhắc bạn đừng chấm cao phần còn thiếu bằng chứng.
Báo trước với ứng viên. Nói ở phần mở đầu: "Mình sẽ ghi chép trong lúc nghe để đánh giá công bằng." Ứng viên không thấy lạ khi bạn cúi xuống viết, và bạn không ngại ghi.
Hoàn thiện trong mười phút sau buổi. Ngay khi ứng viên ra, đọc lại phiếu, viết rõ những chỗ tắt quá, rồi chấm điểm. Sau một giờ và hai ứng viên nữa, trí nhớ đã trộn lẫn.
Mẫu phiếu ghi cho một câu hỏi
Phiếu dưới đây là ví dụ giả định cho một câu hỏi hành vi ở vị trí nhân viên kho. Một phiếu đầy đủ có sáu đến tám ô như thế, cộng phần thông tin chung ở đầu và nhận xét tổng ở cuối.
| Phần | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Câu hỏi | Kể về một lần bạn phát hiện số hàng thực tế lệch sổ sách | In sẵn |
| Năng lực | Cẩn thận với số liệu, trung thực | In sẵn |
| Tình huống | Kho vật tư xưởng may, kiểm cuối tháng, thiếu hai cuộn chỉ loại đặt riêng | Ghi từ khoá |
| Hành động | Đếm lại hai lần, đối chiếu phiếu xuất ba ngày gần nhất, thấy một phiếu ghi nhầm mã, báo tổ trưởng kho bằng tin nhắn kèm ảnh phiếu | Phần chính để chấm |
| Kết quả | Sửa phiếu, đề xuất ghi mã bằng máy quét, tổ trưởng áp dụng cho loại hàng đặt riêng | Ghi cả khi kết quả không tốt |
| Còn thiếu | Chưa rõ ai được quyền sửa phiếu | Đã hỏi đào sâu |
| Điểm | 4 | Chấm sau buổi, đối chiếu thang |
Phần thông tin chung ở đầu phiếu chỉ cần mã ứng viên, vị trí, ngày, tên người phỏng vấn. Không cần chép lại tuổi, quê, tình trạng hôn nhân hay ảnh; những thứ đó không thuộc về phiếu đánh giá.
Che dữ liệu trước khi đưa ghi chép vào AI
Phiếu phỏng vấn chứa dữ liệu cá nhân của ứng viên, và đôi khi cả thông tin về công ty cũ của họ. Trước khi dán vào bất kỳ công cụ AI nào, làm đủ các bước sau.
- Thay tên ứng viên bằng mã như UV01, UV02, giữ bảng đối chiếu mã với tên ở chỗ riêng, không dán vào AI.
- Xoá số điện thoại, thư điện tử, địa chỉ, số giấy tờ, ảnh, đường dẫn hồ sơ trên mạng.
- Thay tên công ty cũ, tên khách hàng, tên đồng nghiệp cũ mà ứng viên nhắc trong câu chuyện bằng mô tả chung như "công ty bán lẻ trước đây".
- Xoá mọi chi tiết đời tư lỡ lọt vào ghi chép, nếu có.
- Đọc lại một lượt và tự hỏi: người ngoài đọc đoạn này có đoán ra là ai không. Nếu có, che thêm.
- Dùng công cụ AI mà công ty đã cho phép, bằng tài khoản công ty, đã kiểm cài đặt không dùng dữ liệu để huấn luyện theo phiên bản hiện hành.
Việc che mất khoảng vài phút cho mỗi phiếu. Nếu thấy mất công, hãy nghĩ ngay từ khâu ghi: dùng mã từ đầu, không ghi tên công ty cũ, thì gần như không phải che gì nữa.
Câu lệnh mẫu nhờ AI tổng hợp phiếu chấm
Khi đã có phiếu của năm đến mười ứng viên, việc so sánh bằng mắt rất mệt. AI có thể gom lại thành một bảng dễ đọc. Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là phiếu chấm phỏng vấn đã che tên của sáu ứng viên cho vị trí nhân viên kho, mỗi phiếu có điểm và bằng chứng cho năm năng lực. Hãy lập bảng gồm mã ứng viên, điểm từng năng lực, tổng điểm. Sau bảng, với mỗi ứng viên, liệt kê ngắn gọn bằng chứng mạnh nhất và chỗ còn thiếu bằng chứng, chỉ dựa trên nội dung trong phiếu, không suy đoán thêm. Không xếp hạng, không khuyến nghị tuyển ai."
Câu cuối của câu lệnh rất quan trọng. Nếu không dặn, AI thường tự đưa ra nhận xét "ứng viên UV03 phù hợp nhất", và người đọc dễ bị kéo theo. Việc của AI ở đây là trình bày lại, không phải phán xét.
Đọc kết quả xong, đối chiếu lại vài ô với phiếu gốc. AI đôi khi cộng nhầm, gán nhầm bằng chứng cho ứng viên khác, hoặc tự thêm câu nghe hợp lý mà phiếu không có. Thấy sai ở một ô thì kiểm hết.
Ví dụ giả định: phiếu ghi kém và phiếu ghi tốt cho cùng một câu trả lời
Một trưởng nhóm kinh doanh ở công ty phân phối vật tư nông nghiệp tại Đồng Tháp phỏng vấn ứng viên mã UV04 cho vị trí nhân viên bán hàng khu vực. Câu hỏi: kể về một lần khách hàng đại lý đòi giảm giá vượt mức bạn được phép.
Phiếu ghi kém trông như sau: "Nói chuyện khéo, có vẻ quen khách, tự tin. Hơi nói nhiều. Ổn." Không có dòng nào cho biết ứng viên đã làm gì. Hai tuần sau, khi họp chốt, chính trưởng nhóm cũng không nhớ vì sao mình thấy "ổn", và người cùng họp không có gì để đối chiếu.
Phiếu ghi tốt cho cùng câu trả lời: "Đại lý cũ, đòi giảm thêm vì đối thủ chào rẻ hơn. UV hỏi lại đối thủ chào loại hàng gì, giao thế nào, thấy không cùng điều kiện. Không giảm thêm, đề xuất giao gộp hai đơn để đỡ phí vận chuyển cho đại lý, báo trưởng vùng trước khi hứa. Kết quả: giữ được đơn. Chưa rõ: nếu đại lý vẫn không chịu thì làm gì — đã hỏi, trả lời sẽ chấp nhận mất đơn chứ không giảm quá quyền." Đọc phiếu này, ai cũng chấm được theo thang, và hai tuần sau vẫn nhớ rõ.
Phiếu tốt không dài hơn nhiều, chỉ khác ở chỗ ghi hành động thay vì cảm nhận. Đây cũng là loại ghi chép mà AI tổng hợp được chính xác; ghi chép cảm nhận đưa vào AI thì chỉ ra cảm nhận được viết lại cho trơn tru hơn.
Những việc không giao cho AI ở khâu đánh giá
Có những việc nghe tiện nhưng không nên làm, vì rủi ro thiên lệch, rủi ro pháp lý, hoặc vì không có ai chịu trách nhiệm.
- Nhờ AI chấm điểm từ ghi chép hay bản chép lời thay người phỏng vấn.
- Nhờ AI chọn ứng viên tốt nhất hay xếp thứ tự ứng viên.
- Dán CV kèm ảnh, ngày sinh, quê quán cùng phiếu chấm để AI "đánh giá tổng thể".
- Nhờ AI phân tích giọng nói, nét mặt, cách ăn mặc trong ghi hình để suy ra tính cách.
- Dùng nhận xét của AI làm lý do từ chối ứng viên trong thư trả lời.
- Để AI tự gửi kết quả cho ứng viên mà không ai đọc trước.
Nguyên tắc chung: AI giúp sắp xếp thông tin và soạn thảo; người đánh giá và quyết định. Phần thiên lệch của công cụ AI trong tuyển dụng và cách kiểm công cụ trước khi dùng có bài riêng trong danh mục công bằng của trang.
Lưu phiếu chấm bao lâu và ai được xem
Phiếu chấm, ghi chép và bảng tổng hợp là hồ sơ tuyển dụng. Chúng cần thiết khi họp chốt, khi ứng viên hỏi lại lý do, và khi công ty muốn xem lại chất lượng tuyển dụng sau vài tháng. Nhưng chúng cũng chứa dữ liệu cá nhân, nên chỉ những người trực tiếp tham gia tuyển dụng được xem.
Thời gian lưu nên được quyết định trước và báo cho ứng viên, thường trong thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân lúc nhận hồ sơ. Hết thời hạn thì xoá cả bản giấy lẫn bản số, kể cả bản tổng hợp đã gửi qua thư điện tử hay để trong thư mục chung. Nếu muốn giữ hồ sơ ứng viên tốt cho đợt sau, cần ứng viên đồng ý riêng.
Ghi chép cũng là chất liệu để công ty tự học. Sau vài đợt, đọc lại phiếu của những người đã được nhận và đã qua thử việc: ghi chép lúc phỏng vấn có phản ánh đúng con người họ khi làm việc không? Câu hỏi nào cho nhiều bằng chứng nhất? Những bài học đó, đã bỏ tên, có thể giữ lâu mà không vướng dữ liệu cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ghi chép trên máy tính khi phỏng vấn trực tiếp không?
Được, nhưng tiếng gõ và màn hình chắn giữa hai người làm buổi phỏng vấn kém tự nhiên. Nhiều người thấy ghi tay trên phiếu in sẵn dễ hơn, rồi nhập vào máy ngay sau buổi. Quan trọng là ghi theo câu hỏi và ghi bằng chứng.
Vì sao không nên ghi nhận xét như ứng viên trông hiền hay có vẻ năng động?
Vì đó là cảm nhận, không phải bằng chứng, và thường mang thiên lệch. Nhận xét kiểu này không giúp chấm điểm theo thang, lại có thể gây rắc rối nếu ứng viên yêu cầu xem dữ liệu của mình. Hãy ghi hành động và lời nói cụ thể.
Có cần che dữ liệu nếu dùng tài khoản AI của công ty không?
Vẫn nên che. Tài khoản công ty giảm rủi ro nhưng không loại bỏ hết, và nguyên tắc tối thiểu dữ liệu là chỉ đưa vào những gì cần cho việc. Để tổng hợp phiếu chấm, AI không cần biết tên, số điện thoại hay nơi làm cũ của ứng viên.
AI tổng hợp sai điểm thì sao?
Luôn đối chiếu vài ô với phiếu gốc trước khi dùng bảng tổng hợp. Nếu thấy một chỗ sai, kiểm toàn bộ. Bảng tổng hợp chỉ là công cụ hỗ trợ; phiếu gốc của người phỏng vấn mới là căn cứ khi họp chốt.
Ứng viên yêu cầu xem ghi chép về mình thì xử lý thế nào?
Ứng viên có quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định hiện hành. Ghi chép bằng chứng công bằng thì không có gì phải ngại. Nếu chưa rõ cách đáp ứng yêu cầu cụ thể, nên hỏi người hiểu pháp luật về dữ liệu cá nhân.
Nên giữ phiếu chấm phỏng vấn trong bao lâu?
Tuỳ chính sách công ty, nhưng cần quyết định trước, báo cho ứng viên lúc nhận hồ sơ, và xoá khi hết hạn. Giữ lâu hơn để dùng cho đợt sau thì cần ứng viên đồng ý riêng. Bài học rút ra đã bỏ tên thì giữ lâu được.