Kiểm tra tham chiếu là bước cuối trước khi gửi thư mời: bạn liên hệ hai hoặc ba người từng làm việc với ứng viên, với sự đồng ý của ứng viên, để xác nhận những điều quan trọng và hỏi về cách họ làm việc. Nó không phải bước điều tra đời tư, cũng không phải lúc tìm lý do để loại người đã gần như được chọn.
Làm đúng, bước này giúp phát hiện những điều mà hồ sơ và phỏng vấn không cho thấy: một vị trí được kể phóng lên, một thói quen làm việc cần lưu ý, hay ngược lại, xác nhận rằng ứng viên còn tốt hơn những gì họ tự kể. Làm sai, nó gây phiền cho ứng viên, cho công ty cũ, và có thể vi phạm quy định về dữ liệu cá nhân. Bài này đi từ lúc xin đồng ý đến lúc dùng kết quả.
Tham chiếu dùng để làm gì và không dùng để làm gì
Tham chiếu có ba việc chính. Thứ nhất, xác nhận sự thật: người này có làm ở đó không, thời gian nào, vị trí gì, quản lý ai. Thứ hai, nghe về cách làm việc từ người đã trực tiếp thấy: họ xử lý áp lực ra sao, giao tiếp với đồng nghiệp thế nào, điểm mạnh nào nổi bật. Thứ ba, có thêm gợi ý để giúp người mới hội nhập tốt hơn, ví dụ "cô ấy làm tốt nhất khi được giao mục tiêu rõ".
Tham chiếu không dùng để hỏi về đời tư, sức khoẻ, gia đình, quan điểm cá nhân hay lý do riêng tư khiến ứng viên nghỉ. Cũng không nên coi một cuộc gọi tham chiếu là tiếng nói quyết định. Người tham chiếu do ứng viên chọn thường nói tốt; người cũ có mâu thuẫn cá nhân lại dễ chê quá lời. Các tổng hợp nghiên cứu về tuyển chọn thường xếp tham chiếu ở mức dự báo hiệu quả công việc khá thấp nếu làm theo kiểu hỏi chung chung, nên giá trị chính của nó là xác minh và phát hiện tín hiệu cần hỏi lại.
Vì vậy hãy đặt bước này đúng chỗ: sau khi đã có kết quả bài test và phỏng vấn, khi bạn đã nghiêng về một hoặc hai người. Đừng gọi tham chiếu cho mọi ứng viên từ đầu; vừa tốn thời gian, vừa làm phiền nhiều người không cần thiết, vừa làm lộ việc ứng viên đang tìm chỗ mới.
Xin đồng ý của ứng viên trước tiên
Không có đồng ý thì không gọi. Đây không chỉ là phép lịch sự: thông tin về quá trình làm việc của một người là dữ liệu cá nhân, và việc thu thập, xử lý cần căn cứ theo quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trình tự gợi ý:
- Báo cho ứng viên rằng bạn đang ở bước tham chiếu và mời họ đưa tên hai hoặc ba người, tốt nhất có ít nhất một quản lý trực tiếp.
- Nói rõ bạn sẽ hỏi về điều gì, ví dụ vai trò, thời gian, cách làm việc, và không hỏi gì về đời tư.
- Xin đồng ý bằng văn bản ngắn hoặc tin nhắn có lưu, ghi rõ tên người được liên hệ.
- Hỏi ứng viên có nơi nào không muốn bạn liên hệ không, đặc biệt công ty hiện tại; tôn trọng điều đó.
- Nếu muốn liên hệ người không do ứng viên đưa ra, hỏi và được đồng ý riêng cho người đó.
Không tự ý gọi công ty hiện tại của ứng viên chỉ vì tìm được số trên mạng. Nhiều người mất việc hoặc bị khó dễ vì công ty biết họ đang tìm chỗ mới. Nếu cần xác minh ở công ty hiện tại, chờ đến khi ứng viên đã nhận thư mời và đồng ý.
Mở đầu cuộc gọi và giữ cuộc trò chuyện đúng hướng
Phút đầu tiên quyết định người tham chiếu nói thật hay chỉ nói cho xong. Hãy hẹn trước bằng tin nhắn, rồi khi gọi, giới thiệu ngắn: bạn là ai, ở công ty nào, ứng viên đã đồng ý và đưa tên họ, cuộc gọi khoảng mười lăm phút, thông tin chỉ dùng cho việc tuyển dụng này và không chuyển cho ai khác. Hỏi họ có tiện nói lúc này không; nếu không, hẹn lại thay vì cố hỏi vội.
Bắt đầu bằng câu dễ trả lời về vai trò và thời gian làm việc chung, rồi mới chuyển sang câu về tình huống. Khi nhận câu trả lời chung chung như "bạn ấy chăm chỉ", hỏi tiếp một lần: "Anh chị nhớ một việc cụ thể cho thấy điều đó không?" Đừng hỏi dồn, đừng gợi ý câu trả lời kiểu "bạn ấy có hay đi muộn không", vì người nghe dễ chiều theo hướng câu hỏi.
Nếu người tham chiếu bắt đầu kể chuyện riêng của ứng viên, nhẹ nhàng kéo về công việc: "Cảm ơn anh chị, phần đó chúng ta không cần, cho phép hỏi tiếp về cách bạn ấy làm việc nhóm." Kết thúc bằng lời cảm ơn và câu hỏi mở: "Có điều gì về công việc của ứng viên mà anh chị nghĩ nên nói thêm không?" Câu này đôi khi mang lại thông tin hữu ích nhất cả cuộc gọi.
Bộ câu hỏi tham chiếu theo hành vi
Câu hỏi chung như "anh thấy bạn ấy thế nào" thường nhận câu trả lời chung như "tốt lắm". Câu hỏi theo hành vi và tình huống cho thông tin thật hơn. Một bộ gợi ý, bạn chọn 6 đến 8 câu hợp vị trí:
- Anh/chị làm việc với ứng viên trong vai trò gì, khoảng thời gian nào?
- Ứng viên chịu trách nhiệm những việc chính nào? Việc nào làm tốt nhất?
- Anh/chị nhớ một lần ứng viên gặp việc khó hoặc áp lực lớn không? Họ đã xử lý thế nào?
- Khi có bất đồng với đồng nghiệp hay cấp trên, ứng viên thường làm gì?
- Nếu được làm việc với ứng viên lần nữa, anh/chị muốn giao cho họ loại việc nào, và tránh loại việc nào?
- Điều gì giúp ứng viên làm việc tốt nhất: cách giao việc, mức tự chủ, kiểu phản hồi?
- Có điều gì về cách làm việc mà người quản lý mới nên biết để hỗ trợ họ tốt hơn?
- Anh/chị có muốn làm việc lại với ứng viên không? Vì sao?
Câu "muốn làm việc lại không" là câu đáng chú ý nhất. Người tham chiếu thường không muốn nói xấu, nhưng ngập ngừng hay trả lời vòng vo ở câu này là tín hiệu nên hỏi thêm. Đọc cùng các câu khác, đừng kết luận từ một câu.
Câu nên hỏi và câu không nên hỏi
Một số câu hỏi vượt ra ngoài công việc, vừa không liên quan năng lực, vừa có thể dẫn đến phân biệt đối xử. Bảng sau đối chiếu nhanh:
| Không nên hỏi | Vì sao | Hỏi thay bằng |
|---|---|---|
| Ứng viên có gia đình chưa, có định sinh con không? | Đời tư, dễ dẫn đến phân biệt đối xử | Ứng viên đáp ứng lịch làm việc thế nào trong vị trí cũ? |
| Sức khoẻ ứng viên có vấn đề gì không? | Thông tin nhạy cảm, không phải việc của người tham chiếu | Ứng viên có giữ được nhịp công việc ổn định không? |
| Ứng viên quê ở đâu, gia đình làm gì? | Không liên quan năng lực | Không cần câu thay thế |
| Vì sao ứng viên nghỉ, có chuyện gì riêng không? | Lý do riêng tư là của ứng viên | Nếu có cơ hội, anh/chị có muốn làm việc lại với ứng viên không? |
| Lương cũ của ứng viên là bao nhiêu? | Thông tin riêng, dễ làm lệch đàm phán | Hỏi ứng viên trực tiếp về mong muốn thu nhập nếu cần |
Nếu người tham chiếu tự nói ra những điều nằm ngoài công việc, đừng ghi lại và đừng đưa vào quyết định. Người phụ trách tuyển dụng nên được dặn trước điều này, nhất là khi người gọi là quản lý trực tiếp ít kinh nghiệm tuyển người.
Ghi chép, dùng AI và giữ an toàn thông tin
Ghi chép ngay trong hoặc sau cuộc gọi, theo đúng các câu đã hỏi, phân biệt rõ điều người tham chiếu nói và cảm nhận của bạn. Nếu ghi âm cuộc gọi, phải báo và được người tham chiếu đồng ý trước. Ghi chép tham chiếu là tài liệu nhạy cảm: lưu ở nơi chỉ người tham gia quyết định xem được, và xoá theo thời hạn đã báo cho ứng viên.
AI có thể giúp ở hai chỗ. Trước cuộc gọi, soạn bộ câu hỏi theo vị trí: "Soạn 8 câu hỏi tham chiếu theo hành vi cho vị trí trưởng ca cửa hàng tiện lợi, tập trung vào xử lý ca đông khách, sắp xếp lịch nhân viên và xử lý tiền quỹ. Không có câu hỏi nào về đời tư, sức khoẻ, gia đình." Sau cuộc gọi, tóm tắt ghi chép đã bỏ tên: thay tên ứng viên bằng mã, tên người tham chiếu bằng "Người A, Người B", bỏ tên công ty cũ, rồi mới dán vào và hỏi: "Tóm tắt điểm mạnh, điểm cần lưu ý, chỗ hai người tham chiếu nói khác nhau."
Không đưa vào AI số điện thoại, thư điện tử của người tham chiếu, cũng không nhờ AI "đánh giá ứng viên có đáng tin không". Câu trả lời đó trông có vẻ khách quan nhưng thực ra chỉ diễn lại ghi chép của bạn bằng giọng chắc chắn hơn.
Đọc kết quả tham chiếu cho đúng
So với những gì đã biết. Tham chiếu xác nhận hay mâu thuẫn với bài test, phỏng vấn và lời ứng viên kể? Mâu thuẫn về sự thật, như chức danh hay thời gian, là điều cần hỏi lại ứng viên trước khi kết luận.
Một tiếng nói tiêu cực chưa phải kết luận. Nếu hai người khen và một người chê, nghe kỹ lý do của người chê. Đó có thể là điểm cần lưu ý thật, hoặc là mâu thuẫn cá nhân. Cho ứng viên cơ hội giải thích.
Chú ý đến điều không được nói. Lời khen rất chung chung từ một quản lý trực tiếp, trong khi bạn hỏi tình huống cụ thể, có thể cho thấy họ không thật sự biết rõ công việc của ứng viên, hoặc ngại nói.
Dùng tham chiếu để chuẩn bị hội nhập. Những gợi ý như "cần được giao mục tiêu rõ" là thông tin quý cho người quản lý mới, ngay cả khi không ảnh hưởng quyết định chọn.
Ghi lý do quyết định. Nếu tham chiếu làm bạn đổi quyết định, ghi rõ vì sao, dựa trên điều gì liên quan đến công việc.
Câu hỏi thường gặp
Ứng viên không đưa được người tham chiếu thì có nên loại không?
Không nên loại ngay. Người mới ra trường, người làm tự do, người đổi ngành hay người làm ở nơi đã đóng cửa có thể không có quản lý cũ để liên hệ. Có thể thay bằng giảng viên hướng dẫn, khách hàng cũ, đồng nghiệp, hoặc dựa nhiều hơn vào bài test và làm thử.
Có nên gọi cho người không nằm trong danh sách ứng viên đưa ra không?
Chỉ nên làm khi ứng viên biết và đồng ý. Tự tìm người quen ở công ty cũ để hỏi riêng, kiểu "điều tra ngầm", vừa vi phạm sự tin cậy vừa có rủi ro về dữ liệu cá nhân, và thông tin thu được thường không đáng tin vì không rõ người nói biết ứng viên đến đâu.
Gọi tham chiếu nên kéo dài bao lâu?
Khoảng 10 đến 20 phút cho mỗi người là hợp lý. Hẹn giờ trước qua tin nhắn, giới thiệu ngắn mình là ai, ứng viên đã đồng ý, và hỏi họ có tiện nói chuyện không. Người tham chiếu bận nhiều việc; tôn trọng thời gian của họ cũng là tôn trọng ứng viên.
Người tham chiếu từ chối nhận xét thì hiểu sao?
Nhiều công ty có chính sách chỉ xác nhận thời gian làm việc và chức danh, không nhận xét. Đó không phải tín hiệu xấu về ứng viên. Cảm ơn, ghi nhận phần được xác nhận và hỏi ứng viên có người tham chiếu khác không.
Có thể làm tham chiếu qua thư điện tử thay vì gọi không?
Được, nhất là khi người tham chiếu bận hoặc ở xa. Thư nên ngắn, ba đến năm câu hỏi theo hành vi, nói rõ ứng viên đã đồng ý. Trả lời bằng văn bản thường thận trọng và ngắn hơn, nên có thể kèm đề nghị một cuộc gọi ngắn nếu họ tiện.
Kết quả tham chiếu có nên báo lại cho ứng viên không?
Không cần chia sẻ chi tiết từng câu, nhất là để giữ sự tin cậy với người tham chiếu. Nếu thông tin tham chiếu làm bạn đổi quyết định, nên cho ứng viên cơ hội giải thích điểm mâu thuẫn trước. Khi báo kết quả cuối, chỉ cần nêu kết luận lịch sự.