"Nhân viên bán hàng" là chức danh có mặt nhiều nhất trong tin tuyển dụng, và cũng là chức danh bị mô tả chung chung nhiều nhất. Người bán ở tiệm tạp hoá, người tư vấn ở cửa hàng điện máy, người trực trang bán hàng trên mạng xã hội đều được gọi chung như vậy, trong khi một ngày làm việc của họ rất khác nhau.
Bài này giúp chủ cửa hàng và người làm tuyển dụng soạn mô tả công việc nhân viên bán hàng sát với cửa hàng của mình: liệt kê việc thật, phân biệt các kiểu bán hàng, viết yêu cầu theo việc chứ không theo dáng người, diễn giải thu nhập có hoa hồng cho dễ hiểu, kèm câu lệnh mẫu để soạn cùng AI và một khung JD để tham khảo.
Một ngày của nhân viên bán hàng tại cửa hàng gồm những việc gì
Trước khi soạn, liệt kê đủ việc mà người bán hàng ở cửa hàng bạn thật sự làm. Ở cửa hàng nhỏ, danh sách thường dài hơn nhiều so với chữ "bán hàng".
- Mở cửa, sắp xếp và lau dọn kệ, kiểm hàng trưng bày đầu ca.
- Chào và hỏi nhu cầu khách, giới thiệu sản phẩm phù hợp, cho khách dùng thử nếu có.
- Thu ngân, xuất hoá đơn, đối chiếu tiền cuối ca.
- Nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc kho tổng, kiểm số lượng, sắp lên kệ.
- Trả lời tin nhắn và cuộc gọi hỏi hàng, giữ hàng cho khách đặt trước.
- Xử lý đổi trả theo chính sách cửa hàng, ghi nhận phàn nàn để báo quản lý.
- Chụp ảnh sản phẩm mới, cập nhật lên trang bán hàng của cửa hàng nếu được phân công.
- Giao ca, ghi sổ những việc chưa xong cho người ca sau.
Đánh dấu việc nào chiếm nhiều thời gian nhất và việc nào hỏng thì hậu quả lớn nhất. Ở đa số cửa hàng, tư vấn khách và thu ngân là hai việc quan trọng nhất; nhưng nếu cửa hàng bạn bán online nhiều, việc trả lời tin nhắn có thể chiếm nửa ca và phải ghi rõ trong JD.
Bán tại quầy, tư vấn và bán online: ba vị trí khác nhau
Gộp ba kiểu bán hàng vào một JD là lý do thường gặp khiến người mới vào làm thấy "không giống mô tả". Bảng dưới giúp bạn xác định mình đang tuyển kiểu nào, hay kết hợp kiểu nào.
| Kiểu vị trí | Việc chính | Năng lực quan trọng nhất | Hợp với cửa hàng |
|---|---|---|---|
| Bán tại quầy, thu ngân | Phục vụ nhanh, tính tiền, sắp kệ | Cẩn thận với tiền và hàng, giữ nhịp khi đông khách | Tạp hoá, cửa hàng tiện lợi, quán đồ uống mang đi |
| Tư vấn bán hàng | Hỏi nhu cầu, giải thích sản phẩm, so sánh lựa chọn | Hiểu sản phẩm, lắng nghe, giải thích dễ hiểu | Điện máy, điện thoại, mỹ phẩm, vật liệu, nội thất |
| Bán hàng online | Trả lời tin nhắn, chốt đơn, theo dõi giao hàng | Viết rõ ràng, trả lời nhanh, theo dõi nhiều đơn cùng lúc | Cửa hàng có kênh bán trên mạng xã hội, sàn thương mại điện tử |
| Kết hợp | Bán tại chỗ xen với trả lời online | Sắp xếp ưu tiên khi khách tại chỗ và tin nhắn đến cùng lúc | Cửa hàng nhỏ ít người |
Nếu tuyển kiểu kết hợp, ghi rõ quy tắc ưu tiên trong JD hoặc trong buổi phỏng vấn, ví dụ khách tại chỗ được phục vụ trước, tin nhắn trả lời trong khoảng thời gian nhất định. Ứng viên hiểu trước sẽ ít bỡ ngỡ hơn.
Yêu cầu nên ghi cho vị trí bán hàng
Giao tiếp với khách trong suốt ca. Đây là yêu cầu thật của hầu hết vị trí bán hàng. Ghi đúng như vậy thay cho "ngoại hình ưa nhìn, nhanh nhẹn". Ngoại hình không cho biết ai tư vấn tốt, và yêu cầu ngoại hình là kiểu thiên lệch còn rất phổ biến trong ngành bán lẻ.
Cẩn thận với tiền và hàng. Viết thành việc cụ thể: "đếm và đối chiếu tiền cuối ca, kiểm số lượng hàng nhận". Có thể kiểm bằng một bài làm thử nhỏ khi phỏng vấn.
Sẵn lòng học về sản phẩm. Với cửa hàng tư vấn, ghi rõ người mới được đào tạo về sản phẩm trong bao lâu. Kiến thức sản phẩm nên nằm ở mục đào tạo, không nên là yêu cầu bắt buộc, trừ khi bạn tuyển người tư vấn cấp cao.
Làm theo ca và cuối tuần. Bán lẻ thường đông nhất cuối tuần và lễ tết. Ghi rõ lịch ca, ngày nghỉ, cách xếp ngày nghỉ lễ để ứng viên cân nhắc ngay từ đầu.
Dùng được điện thoại và phần mềm bán hàng. Đa số người tìm việc đều dùng điện thoại thành thạo; phần mềm bán hàng của cửa hàng có thể học trong vài ngày. Ghi "được hướng dẫn dùng phần mềm bán hàng" thay vì yêu cầu kinh nghiệm phần mềm.
Thu nhập có hoa hồng: viết sao cho ứng viên hiểu
Nhiều tin tuyển bán hàng ghi "thu nhập từ X đến Y triệu" với khoảng rất rộng, trong đó phần cao chỉ một hai người giỏi nhất từng đạt. Ứng viên vào làm, nhận lương tháng đầu ở mức thấp, thấy bị lừa và nghỉ. Cách viết trung thực là tách rõ các phần: lương cố định, phụ cấp, hoa hồng hoặc thưởng doanh số, và cách tính từng phần.
Ví dụ giả định: "Lương cố định theo tháng; hoa hồng tính theo phần trăm trên doanh số vượt mức khoán của ca; thưởng thêm khi cả cửa hàng đạt chỉ tiêu tháng. Thu nhập của nhân viên làm đủ ba tháng thường nằm trong khoảng ..." — bạn điền khoảng thực tế của cửa hàng mình, dựa trên số liệu thật của nhân viên hiện tại chứ không phải của người cao nhất. Nếu người mới thường cần vài tháng để đạt mức trung bình, nói rõ điều đó.
Bạn có thể nhờ AI viết lại phần thu nhập cho dễ hiểu: "Diễn giải cách tính thu nhập dưới đây thành ba bốn câu ngắn cho người tìm việc bán hàng đọc trên điện thoại, kèm một ví dụ giả định tính cho một tháng bình thường. Không phóng đại, không dùng từ hấp dẫn, hậu hĩnh." Kiểm lại phép tính trong ví dụ, vì AI đôi khi tính sai phần trăm. Và đừng đưa vào chatbot bảng lương thật có tên nhân viên; chỉ cần công thức và con số làm tròn.
Câu lệnh mẫu soạn JD bán hàng và soát thiên lệch
Khi đã có danh sách việc, kiểu vị trí, yêu cầu và cách tính thu nhập, gom lại thành câu lệnh. Dưới đây là mẫu cho một cửa hàng giày dép, ví dụ giả định, bạn thay phần trong ngoặc.
Câu lệnh soạn: "Soạn mô tả công việc cho vị trí (nhân viên tư vấn bán hàng) tại (một cửa hàng giày dép ở Cần Thơ, sáu nhân viên, có bán thêm qua mạng xã hội). Việc chính: (dán danh sách việc đã đánh dấu mức quan trọng). Kiểu vị trí: chủ yếu tư vấn tại chỗ, xen trả lời tin nhắn khi vắng khách. Ca làm: (hai ca xoay vòng, nghỉ một ngày trong tuần, làm cuối tuần). Thu nhập: (dán phần diễn giải đã viết). Khung: chức danh, mục đích vị trí, việc chính, yêu cầu bắt buộc tối đa bốn dòng, điểm cộng, điều kiện làm việc, thu nhập, được đào tạo gì. Gọi người đọc là bạn, câu ngắn, không dùng từ sáo, không thêm phúc lợi ngoài thông tin đã cho."
Câu lệnh soát ngay sau đó: "Đọc lại bản vừa soạn như một ứng viên bán hàng lớn tuổi, như một bạn nam muốn làm tư vấn mỹ phẩm, như một người nói giọng miền khác. Có chỗ nào khiến họ nghĩ tin này không dành cho mình không? Có yêu cầu nào về ngoại hình, chiều cao, độ tuổi, giới tính được ngầm đưa vào không? Sửa và liệt kê những gì đã sửa." Ngành bán lẻ là nơi yêu cầu ngoại hình xuất hiện nhiều nhất, nên bước này đặc biệt cần.
Khung JD nhân viên tư vấn bán hàng để tham khảo
Khung dưới là ví dụ giả định, rút gọn. Dùng nó để so với bản AI soạn cho bạn, xem có thiếu phần nào không.
- Chức danh: Nhân viên tư vấn bán hàng, làm việc cùng trưởng cửa hàng và bốn đồng nghiệp.
- Mục đích: giúp khách chọn được đôi giày hợp nhu cầu và hài lòng quay lại.
- Việc chính: hỏi nhu cầu và tư vấn khách tại cửa hàng; thu ngân và đối chiếu tiền cuối ca; trả lời tin nhắn hỏi hàng khi vắng khách; nhận và sắp hàng mới; xử lý đổi trả theo chính sách.
- Yêu cầu bắt buộc: giao tiếp với khách trong suốt ca; cẩn thận khi tính tiền và kiểm hàng; làm được ca xoay vòng và cuối tuần.
- Điểm cộng: từng bán hàng thời trang hoặc giày dép; viết tin nhắn rõ ràng, lịch sự.
- Được đào tạo: kiến thức về chất liệu và cách chọn cỡ giày, phần mềm bán hàng, chính sách đổi trả, trong hai tuần đầu có người kèm.
- Điều kiện: địa điểm cố định, hai ca xoay vòng, nghỉ một ngày mỗi tuần theo lịch xếp, làm lễ tết có phụ cấp theo quy định hiện hành.
- Thu nhập: lương cố định cộng hoa hồng theo doanh số vượt khoán, diễn giải chi tiết khi phỏng vấn.
Để ý rằng khung không có dòng nào về tuổi, giới tính hay ngoại hình, cũng không có "năng động, nhiệt tình". Những điều đó được thay bằng việc cụ thể và kiểm qua cách ứng viên trò chuyện trong buổi phỏng vấn hoặc một tình huống bán hàng giả định.
Lỗi thường gặp trong JD bán hàng
Hứa thu nhập theo mức cao nhất. Gây thất vọng và nghỉ việc sớm. Ghi mức thường gặp của người làm đủ vài tháng, tách phần cố định và phần biến động.
Giấu việc phụ. Không nhắc dọn kho, chụp ảnh sản phẩm, trực tin nhắn tối. Người mới phát hiện ra sau khi vào làm sẽ thấy bị lừa dù mỗi việc đều nhỏ.
Yêu cầu ngoại hình và tuổi. Vẫn rất phổ biến trong bán lẻ, vừa trái tinh thần bình đẳng vừa loại người tư vấn giỏi. Thay bằng mô tả việc giao tiếp và đồng phục.
Không nói về chỉ tiêu. Nếu có doanh số khoán, ghi rõ có hay không và cách tính. Ứng viên ngại chỉ tiêu sẽ tự rút lui sớm, đỡ mất thời gian cả hai bên.
Bỏ trống phần đào tạo. Người lần đầu đi bán hàng thường ngại nộp vì sợ không biết gì về sản phẩm. Một dòng ghi rõ được kèm trong bao lâu, học những gì, giúp cửa hàng có thêm nhiều ứng viên chịu học, vốn là nguồn người bền nhất cho bán lẻ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên yêu cầu kinh nghiệm bán hàng không?
Với vị trí bán hàng phổ thông, thường không cần. Kỹ năng giao tiếp và sự cẩn thận quan trọng hơn, còn kiến thức sản phẩm và phần mềm có thể đào tạo trong vài tuần. Kinh nghiệm nên là điểm cộng, trừ khi bạn tuyển người phụ trách ca hoặc tư vấn sản phẩm phức tạp.
Muốn nhân viên mặc đẹp, chỉn chu thì ghi thế nào?
Ghi quy định trang phục của cửa hàng, ví dụ mặc đồng phục được cấp, giữ trang phục gọn gàng. Đó là quy định áp cho mọi người khi làm việc, khác hẳn với yêu cầu ngoại hình loại người từ khi tuyển.
Có nên ghi số tiền hoa hồng cụ thể trong JD không?
Nên ghi cách tính và khoảng thu nhập thường gặp nếu doanh nghiệp sẵn lòng công bố. Nếu chưa muốn ghi con số, ít nhất mô tả thu nhập gồm những phần nào, có chỉ tiêu hay không, để ứng viên không hiểu nhầm.
Một JD dùng chung cho cả cửa hàng và bán online được không?
Được nếu vị trí thật sự kết hợp cả hai, nhưng phải ghi rõ tỉ lệ thời gian và quy tắc ưu tiên. Nếu bạn cần một người chuyên trực tin nhắn, nên tách thành vị trí riêng vì năng lực cần có khác nhau.
Dùng AI soạn JD bán hàng có cần sửa nhiều không?
Thường cần sửa phần việc phụ, phần thu nhập và phần yêu cầu. AI hay viết chung chung, thêm yêu cầu kinh nghiệm và đôi khi ngầm đưa vào yêu cầu ngoại hình học từ tin tuyển cũ. Đối chiếu từng dòng với danh sách việc thật của cửa hàng.