Phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại là cuộc gọi ngắn, thường mười đến mười lăm phút, để kiểm vài điều kiện bắt buộc của vị trí, nói rõ công việc cho ứng viên, và quyết định có mời vào vòng phỏng vấn chính hay không. Nó không thay buổi phỏng vấn chính; nó giúp cả hai bên khỏi mất một buổi gặp khi điều kiện cơ bản không khớp.
Vì ngắn và hay làm vội, cuộc gọi sơ bộ thường là phần thiếu cấu trúc nhất trong cả quy trình: mỗi người gọi hỏi một kiểu, hỏi chuyện đời tư cho có chuyện, rồi loại người theo cảm giác qua giọng nói. Bài này đưa ra kịch bản mười lăm phút, cách chọn câu hỏi điều kiện, cách ghi chép, và cách nhờ AI soạn kịch bản cho từng vị trí.
Cuộc gọi sơ bộ dùng để làm gì và không dùng để làm gì
Cuộc gọi sơ bộ có ba việc. Thứ nhất, kiểm những điều kiện bắt buộc mà nếu không đáp ứng thì không thể làm việc, như làm được theo ca, có thể bắt đầu trong khoảng thời gian cần, có chứng chỉ hành nghề nếu pháp luật yêu cầu cho vị trí đó. Thứ hai, nói rõ công việc, nơi làm, giờ giấc, khoảng lương theo khung (nếu công ty công khai) để ứng viên tự quyết có muốn đi tiếp. Thứ ba, hẹn bước tiếp theo.
Cuộc gọi sơ bộ không dùng để đánh giá năng lực sâu, càng không dùng để loại người vì giọng nói, cách xưng hô, giọng vùng miền hay việc ứng viên trả lời hơi lúng túng khi bất ngờ nhận cuộc gọi. Những thứ đó không dự báo được ai làm tốt, và chúng là nơi thiên lệch dễ len vào nhất vì bạn chỉ nghe mà không thấy gì khác.
Với vị trí mà nói chuyện điện thoại là việc chính, như chăm sóc khách hàng hay bán hàng qua điện thoại, bạn có thể đánh giá kỹ năng đó. Nhưng hãy làm ở vòng sau, với một tình huống mô phỏng và thang chấm rõ ràng, không phải qua ấn tượng một cuộc gọi bất ngờ.
Kịch bản cuộc gọi mười lăm phút
Kịch bản dưới đây là ví dụ giả định cho vị trí nhân viên giao nhận tại một công ty nhỏ ở Đà Nẵng. Người gọi đọc gần như nguyên văn phần mở đầu và các câu hỏi điều kiện, để mọi ứng viên nhận cùng thông tin.
| Phút | Phần | Nội dung |
|---|---|---|
| 0–2 | Chào và xin phép | Giới thiệu tên, công ty, vị trí ứng viên đã nộp; hỏi bây giờ có tiện nói chuyện mười lăm phút không, nếu không thì hẹn giờ khác |
| 2–5 | Giới thiệu công việc | Công việc trong một ngày, khu vực giao, giờ bắt đầu và kết thúc, phương tiện, những điểm vất vả của công việc |
| 5–10 | Câu hỏi điều kiện | Ba đến bốn câu hỏi giống nhau cho mọi ứng viên, mỗi câu gắn với một yêu cầu bắt buộc |
| 10–13 | Ứng viên hỏi lại | Trả lời ngắn, câu nào chưa trả lời được thì ghi lại để gửi sau |
| 13–15 | Bước tiếp theo | Nói rõ khi nào có kết quả, vòng sau gồm gì, gửi thông tin qua kênh nào |
Phần xin phép đầu cuộc gọi quan trọng hơn bạn nghĩ. Ứng viên đang đi làm, đang chạy xe hay đang ở chỗ ồn sẽ trả lời kém đi rất nhiều. Hẹn lại một giờ tiện cho họ là cách công bằng nhất, và cũng cho thấy công ty biết tôn trọng thời gian người khác.
Chọn câu hỏi điều kiện cho đúng
Chỉ hỏi điều kiện thật sự bắt buộc. Một điều kiện là bắt buộc khi không có nó thì không thể làm việc, không phải khi có nó thì tốt hơn. "Có bằng lái xe máy" là bắt buộc với nhân viên giao hàng bằng xe máy; "có kinh nghiệm giao hàng" thường chỉ là nên có.
Hỏi về việc, không hỏi về người. Hỏi "công việc bắt đầu lúc bảy giờ sáng, bạn có đến kịp không", không hỏi "nhà em ở đâu, đi xa thế có nổi không". Câu thứ nhất cho bạn đúng thông tin cần, câu thứ hai mở đường cho định kiến.
Hỏi giống nhau cho mọi người. Viết sẵn ba đến bốn câu, đọc nguyên văn. Đổi câu theo ứng viên là phá hỏng ý nghĩa của vòng lọc có cấu trúc.
Nói trước điều kiện, hỏi sau. Mô tả yêu cầu rồi mới hỏi ứng viên có đáp ứng được không. Cách này rõ ràng hơn và tránh câu hỏi gài.
Ghi rõ câu trả lời nào là không đạt. Trước khi gọi, thống nhất câu trả lời nào dẫn tới dừng lại. Ví dụ: không thể bắt đầu trong vòng một tháng khi công ty cần người ngay. Các câu trả lời khác đi tiếp vào vòng sau.
Nhờ AI soạn kịch bản cho từng vị trí
Từ mô tả công việc, AI soạn kịch bản sơ bộ khá nhanh. Bạn chỉ cần sửa cho đúng giọng công ty và kiểm từng câu điều kiện.
- Chuẩn bị mô tả công việc, danh sách điều kiện bắt buộc, khoảng lương theo khung nếu công ty công khai, và các bước của quy trình tuyển.
- Câu lệnh mẫu: "Soạn kịch bản cuộc gọi phỏng vấn sơ bộ mười lăm phút cho vị trí nhân viên giao nhận, gồm lời chào và xin phép, giới thiệu công việc ngắn gọn và trung thực cả phần vất vả, bốn câu hỏi điều kiện dựa trên danh sách sau, phần để ứng viên hỏi lại, và lời hẹn bước tiếp theo. Không hỏi tuổi, quê quán, tình trạng hôn nhân, sức khoẻ hay hoàn cảnh gia đình. Giọng lịch sự, thân thiện, xưng mình và gọi bạn."
- Đọc to kịch bản một lượt. Câu nào đọc lên nghe như văn viết thì sửa cho giống văn nói.
- Kiểm từng câu điều kiện theo phép thử: có gắn với yêu cầu đã ghi trong tin tuyển không. Không gắn thì bỏ.
- In ra hoặc lưu thành mẫu, kèm cột ghi chép cho từng câu.
Nếu nhiều người cùng gọi sơ bộ trong một đợt, cho họ gọi thử với nhau một lần trước khi gọi ứng viên thật. Mười phút tập giúp lời giới thiệu công việc đều nhau giữa các người gọi.
Ghi chép và quyết định sau cuộc gọi
Ghi chép cuộc gọi sơ bộ nên ngắn: mã ứng viên, ngày gọi, người gọi, câu trả lời cho từng câu điều kiện, câu hỏi ứng viên đặt ra, và kết luận một trong ba: mời vòng sau, dừng vì không đáp ứng điều kiện nào, hoặc ứng viên tự rút. Không ghi nhận xét về giọng nói, cách nói chuyện hay "nghe có vẻ không nhiệt tình".
Quyết định ở vòng này nên gần như cơ học: đáp ứng hết điều kiện bắt buộc thì mời vòng sau. Nếu bạn thấy mình muốn loại một người đáp ứng đủ điều kiện chỉ vì "nói chuyện không hợp", đó là tín hiệu cảm giác đang thay cho tiêu chí. Hãy mời họ vào vòng phỏng vấn chính, nơi có bộ câu hỏi và thang chấm để đánh giá đúng.
Nếu muốn nhờ AI tổng hợp kết quả gọi sơ bộ của nhiều ứng viên, chỉ dán bảng đã dùng mã thay tên, không có số điện thoại, và chỉ nhờ AI sắp xếp theo kết luận. Không nhờ AI chọn ai nên mời.
Ví dụ giả định: hai cuộc gọi cho cùng một ứng viên
Ứng viên mã UV12 nộp hồ sơ vào vị trí nhân viên giao nhận. Hãy hình dung hai người gọi khác nhau cho cùng ứng viên này.
Người gọi thứ nhất không có kịch bản. Gọi lúc mười hai giờ trưa, ứng viên đang ăn cơm ở chỗ làm cũ. Người gọi hỏi luôn: "Em bao nhiêu tuổi, nhà ở quận nào, có gia đình chưa?". Nghe ứng viên trả lời ngắn và có tiếng ồn xung quanh, người gọi ghi "có vẻ không nhiệt tình", nói "để chị báo sau" rồi không bao giờ báo. Ứng viên không biết công việc giao ở khu nào, mấy giờ bắt đầu, và mất luôn thiện cảm với công ty.
Người gọi thứ hai dùng kịch bản. Gọi lúc chín giờ sáng, xin phép trước, ứng viên nói đang ở chỗ làm nên hẹn lại lúc bốn giờ chiều. Đúng bốn giờ, người gọi giới thiệu công việc: giao trong nội thành, bắt đầu bảy giờ sáng, mùa mưa vất vả. Bốn câu điều kiện: có bằng lái xe máy còn hạn không, có xe riêng không hay cần công ty bố trí, bắt đầu được trong hai tuần tới không, làm được thứ Bảy luân phiên không. Ứng viên đáp ứng đủ, hỏi lại về phụ cấp xăng xe, người gọi trả lời theo chính sách và hẹn ba ngày sau báo lịch phỏng vấn chính.
Hai cuộc gọi mất thời gian gần bằng nhau. Cuộc thứ hai cho công ty thông tin đúng cần biết, cho ứng viên thông tin đủ để quyết định, và giữ được một người có thể là nhân viên tốt.
Giữ trải nghiệm tốt cho ứng viên ngay từ cuộc gọi đầu
Cuộc gọi sơ bộ thường là lần đầu ứng viên nói chuyện với công ty. Ấn tượng ở đây ảnh hưởng tới việc người giỏi có đi tiếp hay không.
- Gọi trong giờ hành chính hoặc khung giờ ứng viên đã ghi trong hồ sơ, tránh gọi quá sớm, quá muộn hay giờ ăn trưa.
- Nhắn tin trước một câu giới thiệu ngắn nếu có thể, để ứng viên không bỏ qua cuộc gọi lạ.
- Không gọi liên tục nhiều lần khi ứng viên không bắt máy; nhắn lại và hẹn giờ.
- Nói trung thực về công việc, cả phần vất vả. Ứng viên tự rút ở vòng này tốt hơn nhiều so với nghỉ sau một tuần đi làm.
- Không hứa hẹn điều chưa chắc như "chắc chắn có việc" hay mức lương ngoài khung đã duyệt.
- Không yêu cầu ứng viên chuyển bất kỳ khoản phí nào, gửi giấy tờ gốc hay ảnh giấy tờ qua tin nhắn ở vòng này.
- Báo kết quả đúng hẹn, kể cả khi kết quả là dừng lại.
Điểm áp chót đáng nhắc riêng: kẻ gian thường giả danh nhà tuyển dụng để xin phí hay xin ảnh giấy tờ, nên ứng viên ngày càng cảnh giác. Nói rõ ngay trong cuộc gọi rằng công ty không thu bất kỳ khoản phí nào giúp ứng viên yên tâm.
Câu hỏi thường gặp
Cuộc gọi sơ bộ nên kéo dài bao lâu?
Khoảng mười đến mười lăm phút là vừa. Dài hơn thì cuộc gọi bắt đầu biến thành buổi phỏng vấn chính mà không có bộ câu hỏi và thang chấm đầy đủ, dễ dẫn tới đánh giá theo cảm giác.
Có nên loại ứng viên vì giọng nói hay cách nói chuyện qua điện thoại không?
Không nên, trừ khi nói chuyện điện thoại là việc chính của vị trí, và khi đó cũng nên đánh giá ở vòng sau bằng tình huống mô phỏng có thang chấm. Giọng vùng miền hay sự lúng túng khi bất ngờ nhận cuộc gọi không dự báo năng lực.
Nên hỏi những câu gì trong cuộc gọi sơ bộ?
Ba đến bốn câu về điều kiện thật sự bắt buộc của vị trí, như giờ làm, thời điểm bắt đầu, chứng chỉ hay giấy phép mà pháp luật yêu cầu. Nói rõ yêu cầu trước rồi mới hỏi ứng viên có đáp ứng được không.
Ứng viên không tiện nghe máy thì làm thế nào?
Xin phép hẹn lại vào một giờ họ chọn, và gọi đúng hẹn. Không tiếp tục khi ứng viên đang ở chỗ ồn hay đang bận, vì câu trả lời sẽ không phản ánh đúng và trải nghiệm của ứng viên cũng kém.
Có nên nói mức lương ngay trong cuộc gọi sơ bộ không?
Nếu công ty đã có khung lương công khai cho vị trí, nói khoảng lương ngay ở vòng này giúp cả hai bên khỏi mất thời gian. Chỉ nói trong khung đã duyệt, không hứa con số cụ thể trước khi qua các vòng đánh giá.
Có dùng AI gọi điện sơ bộ thay người được không?
Một số công cụ có thể gọi tự động, nhưng ứng viên cần được biết họ đang nói chuyện với máy, và kết quả vẫn phải có người duyệt. Với doanh nghiệp nhỏ, người gọi thật trong mười lăm phút thường cho trải nghiệm tốt hơn và ít rủi ro hơn.