Xem trang mạng xã hội của ứng viên trước khi quyết định nghe có vẻ vô hại, nhưng nó gần như chắc chắn cho bạn thấy những điều không được dùng để xét tuyển — tôn giáo, tình trạng hôn nhân, con cái, quê quán, quan điểm, sức khoẻ — và một khi đã thấy thì rất khó quên khi chấm. Nếu doanh nghiệp quyết định có bước này, nó phải hẹp, có lý do, có người tách biệt và ứng viên được biết trước.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ và người làm tuyển dụng đang có thói quen tra tên ứng viên trên mạng. Bạn sẽ thấy vì sao thói quen đó rủi ro, những việc tuyệt đối không làm, một quy trình có kiểm soát cho vị trí thật sự cần, và vì sao không nên nhờ AI tổng hợp hồ sơ cá nhân từ nhiều nguồn.
Vì sao lướt trang cá nhân ứng viên là con dao hai lưỡi
Lý do người tuyển muốn xem mạng xã hội thường chính đáng: muốn biết ứng viên có từng nói xấu khách hàng hay chỗ làm cũ không, có đăng nội dung bạo lực, xúc phạm người khác không, hồ sơ nghề nghiệp có khớp với CV không. Với một số vị trí như chăm sóc trẻ em, làm việc trực tiếp với khách hàng dễ tổn thương, hay vị trí đại diện thương hiệu trên mạng, những câu hỏi đó có liên quan thật.
Vấn đề là trang cá nhân không chỉ có những thứ bạn tìm. Ảnh đám cưới, ảnh con nhỏ, ảnh đi lễ, bài chia sẻ về bệnh tật của người thân, ảnh quê nhà, những bài viết về quan điểm xã hội — tất cả hiện ra cùng lúc. Người xem có thể không định dùng chúng, nhưng chúng ảnh hưởng tới cách chấm, đúng như các thiên lệch nhận thức hay gặp. Và nếu ứng viên bị loại, rất khó chứng minh những gì bạn thấy không ảnh hưởng tới quyết định.
Thêm nữa, những gì trên mạng không phải lúc nào cũng đúng người, đúng thời điểm, đúng ngữ cảnh. Trùng tên là chuyện thường, bài đăng mười năm trước không phản ánh con người hiện tại, câu đùa giữa bạn bè đọc ngoài ngữ cảnh trở thành nghiêm trọng. Phán xét dựa trên những mảnh rời đó là phán xét thiếu căn cứ.
Những việc tuyệt đối không làm
Không tạo tài khoản giả hoặc kết bạn để xem phần riêng tư. Ứng viên để chế độ riêng tư là đã nói rõ họ không muốn người lạ xem. Lách qua bằng tài khoản giả hay lời mời kết bạn là thiếu trung thực và có thể vi phạm quy định về dữ liệu cá nhân.
Không yêu cầu ứng viên cung cấp mật khẩu hay mở tài khoản cho xem. Yêu cầu này đặt ứng viên vào thế không thể từ chối và vượt xa những gì cần cho tuyển dụng.
Không nhờ người quen của ứng viên dò hỏi đời tư. Kiểm tra tham chiếu chỉ hỏi về công việc, với người ứng viên đồng ý cho liên hệ. Hỏi bạn bè, hàng xóm về gia đình, sinh hoạt của ứng viên là xâm phạm đời tư.
Không dùng thông tin thuộc các căn cứ bị cấm. Thấy ứng viên sắp cưới, có con nhỏ, theo một tôn giáo, có người thân bệnh nặng thì không được để điều đó ảnh hưởng tới quyết định, và không ghi lại.
Không nhờ AI tổng hợp hồ sơ cá nhân. Gõ tên ứng viên vào chatbot có chức năng tìm kiếm và yêu cầu "tìm mọi thông tin về người này" là gom dữ liệu cá nhân từ nhiều nguồn thành một hồ sơ mới, kèm nguy cơ nhầm người và thông tin sai. Mục dưới giải thích kỹ hơn.
Thông tin thấy được và có nên dùng không
Bảng dưới giúp người xem phân loại nhanh những gì gặp trên trang công khai của ứng viên. Nguyên tắc chung: chỉ thông tin liên quan trực tiếp tới khả năng và cách làm việc mới được cân nhắc, và phải cho ứng viên giải thích.
| Thông tin thấy được | Có liên quan tới việc tuyển? | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Hồ sơ nghề nghiệp, sản phẩm công việc đã đăng công khai | Có thể, nếu liên quan vị trí | Đối chiếu với CV, hỏi thêm trong phỏng vấn |
| Bài viết xúc phạm, đe doạ người khác, kỳ thị nhóm người | Có thể, với vị trí làm việc với khách hoặc đại diện doanh nghiệp | Ghi lại sự việc khách quan, cho ứng viên giải thích trước khi quyết |
| Bài tiết lộ bí mật của chỗ làm cũ, khách hàng cũ | Có thể, liên quan tới sự tin cậy | Ghi lại, hỏi ứng viên |
| Ảnh gia đình, đám cưới, con nhỏ, thai sản | Không | Bỏ qua, không ghi, không nhắc |
| Hoạt động tôn giáo, quan điểm xã hội, hội nhóm | Không | Bỏ qua, không ghi, không nhắc |
| Ảnh đời thường, đi chơi, tụ tập bạn bè | Không | Bỏ qua; đời sống ngoài giờ không phải căn cứ tuyển |
Dòng thứ hai cần thận trọng nhất. "Kỳ thị" hay "xúc phạm" phải là nội dung rõ ràng, không phải một quan điểm bạn không đồng ý. Khi phân vân, hãy hỏi một người thứ hai và luôn cho ứng viên cơ hội giải thích.
Quy trình có kiểm soát cho vị trí thật sự cần
Nếu doanh nghiệp quyết định có bước xem mạng xã hội cho một số vị trí, quy trình dưới đây giúp hạn chế rủi ro thiên lệch và rủi ro pháp lý:
- Xác định trước vị trí nào cần và vì sao, ghi thành văn bản. Không áp cho mọi vị trí chỉ vì tiện.
- Báo cho ứng viên trong thông báo xử lý dữ liệu hoặc trong thư mời phỏng vấn rằng doanh nghiệp sẽ xem thông tin công khai trên mạng cho vị trí này, xem gì và để làm gì.
- Chỉ làm ở giai đoạn cuối, với ứng viên đã qua phỏng vấn, không dùng để lọc từ vòng hồ sơ.
- Giao cho một người không tham gia chấm và quyết định. Người này chỉ báo lại những phát hiện thuộc danh mục liên quan đã định trước, bằng mô tả khách quan, không gửi ảnh chụp màn hình trang cá nhân.
- Chỉ xem nội dung công khai, xác nhận đúng người bằng nhiều chi tiết trước khi ghi bất cứ điều gì.
- Nếu có phát hiện có thể ảnh hưởng tới quyết định, cho ứng viên giải thích trước khi chốt.
- Ghi lại kết quả ở mức "không có phát hiện liên quan" hoặc mô tả ngắn phát hiện liên quan, xoá theo thời hạn lưu hồ sơ.
Bước thứ tư là quan trọng nhất. Tách người xem khỏi người quyết định giúp những thông tin không liên quan dừng lại ở người xem, không đi vào phòng họp chốt.
Vì sao đừng nhờ AI đào thông tin về ứng viên
Một số chatbot và công cụ tìm kiếm có AI có thể duyệt web, tổng hợp kết quả và trả về một bản tóm tắt về một người theo tên. Nghe rất tiện, nhưng đây là một trong những cách dùng AI rủi ro nhất trong tuyển dụng. Trước hết, công cụ dễ ghép nhầm thông tin của nhiều người trùng tên thành một hồ sơ, và trình bày với giọng rất chắc chắn.
Thứ hai, bản tổng hợp tự nó là một sản phẩm xử lý dữ liệu cá nhân mới: nó gom các mảnh thông tin rời rạc thành hồ sơ về một người cụ thể, vượt xa những gì người đó đồng ý khi nộp đơn. Thứ ba, AI không biết bạn không được dùng những căn cứ nào, nên bản tóm tắt có thể nêu nổi bật tình trạng hôn nhân, tôn giáo, sức khoẻ, và bạn không thể "không đọc" những dòng đó.
Nếu muốn dùng AI ở bước này, chỉ dùng cho việc hẹp và an toàn: ví dụ người xem đã tự đọc một bài viết chuyên môn công khai mà ứng viên ghi trong CV, rồi nhờ AI tóm tắt nội dung chuyên môn đó để đối chiếu với kỹ năng khai trong hồ sơ. Đó là xử lý một tài liệu ứng viên chủ động đưa ra, không phải đào bới đời tư.
Ví dụ giả định: tuyển người phụ trách trang bán hàng ở Quảng Ninh
Ví dụ giả định: một cơ sở du lịch nhỏ ở Quảng Ninh tuyển người phụ trách trang bán hàng trên mạng và trả lời khách. Đây là vị trí mà cách ứng xử trên mạng liên quan trực tiếp tới công việc, nên chủ cơ sở quyết định có bước xem thông tin công khai với hai ứng viên cuối, báo trước trong thư mời phỏng vấn vòng hai.
Người xem là nhân viên kế toán, không tham gia phỏng vấn, được giao danh mục ba loại nội dung cần báo: xúc phạm khách hàng hoặc nhóm người, tiết lộ thông tin khách hàng cũ, nội dung sai sự thật về sản phẩm từng bán. Với ứng viên thứ nhất, kết quả là không có phát hiện liên quan. Với ứng viên thứ hai, có một bài cũ cãi nhau gay gắt với một khách trong nhóm mua bán.
Chủ cơ sở hỏi ứng viên thứ hai về bài đó. Ứng viên giải thích bối cảnh, nhận đã nóng vội và kể cách mình xử lý khiếu nại hiện nay. Câu trả lời được chấm như một câu hỏi tình huống. Những gì người xem thấy ngoài danh mục — ảnh gia đình, ảnh đi lễ hội quê — không được báo lên, không ai trong phòng chốt biết tới.
Quy định nội bộ một trang về tra cứu ứng viên trên mạng
Dù doanh nghiệp quyết định có hay không có bước xem mạng xã hội, nên viết thành quy định ngắn để mọi người tham gia tuyển hiểu giống nhau, nhất là trưởng nhóm thỉnh thoảng mới phỏng vấn. Một trang gồm:
- Nguyên tắc chung: không tự ý tra cứu ứng viên trên mạng ngoài quy trình đã định.
- Danh sách vị trí được áp dụng và lý do cho từng vị trí.
- Ai là người xem, ở giai đoạn nào, chỉ nội dung công khai.
- Danh mục nội dung liên quan cần báo, và nhắc rõ các nhóm thông tin không được ghi, không được nhắc trong phòng họp chốt.
- Cấm tạo tài khoản giả, kết bạn, đòi mật khẩu, dò hỏi người quen, dùng AI tổng hợp hồ sơ cá nhân.
- Ứng viên luôn được giải thích trước khi phát hiện ảnh hưởng tới quyết định.
- Cách lưu và thời hạn xoá kết quả.
Phổ biến quy định cho cả những người không làm tuyển dụng thường xuyên. Nhiều trường hợp rủi ro đến từ một quản lý cửa hàng tò mò tra tên ứng viên trên điện thoại rồi kể lại trong buổi họp, chứ không phải từ người phụ trách tuyển.
Câu hỏi thường gặp
Thông tin ứng viên để công khai trên mạng thì doanh nghiệp được tự do dùng không?
Không hoàn toàn. Công khai không có nghĩa là được dùng cho mọi mục đích, và nhiều thông tin trong đó thuộc các căn cứ không được dùng để chọn hay loại người. Chỉ cân nhắc thông tin liên quan trực tiếp tới công việc, báo trước cho ứng viên và cho họ giải thích.
Có nên xem mạng xã hội của mọi ứng viên ở vòng hồ sơ không?
Không nên. Làm ở vòng hồ sơ với mọi ứng viên là phơi người chấm trước rất nhiều thông tin không liên quan, dễ dẫn tới thiên lệch và khó giải trình. Nếu cần, chỉ làm với ứng viên cuối, cho vị trí đã xác định trước, do người không chấm thực hiện.
Thấy ứng viên đăng bài chê công ty cũ thì có nên loại không?
Đọc kỹ nội dung và ngữ cảnh. Phàn nàn chung về điều kiện làm việc khác với tiết lộ bí mật kinh doanh hay xúc phạm cá nhân. Nếu thấy liên quan tới sự tin cậy cho vị trí, hãy hỏi ứng viên và chấm câu trả lời, đừng loại chỉ dựa vào bài đăng.
Dùng AI tìm thông tin ứng viên theo tên có vi phạm gì không?
Việc gom thông tin từ nhiều nguồn thành hồ sơ về một người là xử lý dữ liệu cá nhân, cần mục đích rõ và căn cứ phù hợp theo quy định hiện hành. Kèm theo là nguy cơ nhầm người trùng tên và lộ ra thông tin thuộc căn cứ bị cấm. Tốt nhất là không làm; trường hợp đặc biệt nên hỏi luật sư.
Ứng viên để trang cá nhân ở chế độ riêng tư có phải là dấu hiệu đáng ngờ không?
Không. Để riêng tư là lựa chọn bình thường về quyền riêng tư, nhiều người làm vậy chính vì đang tìm việc. Không được coi đó là điểm trừ và không được tìm cách lách để xem.