Khi lần đầu được giao tuyển người cho nhóm mình, bạn trở thành người quyết định tuyển, trong nghề hay gọi là hiring manager: người hiểu việc nhất, chịu trách nhiệm chọn ai, và sẽ làm việc với người đó mỗi ngày. Bộ phận tuyển dụng, nếu công ty có, lo phần tìm nguồn, điều phối và quy trình; còn phần xác định đúng người cần, đánh giá chuyên môn và quyết định cuối cùng là của bạn.
Nhiều trưởng nhóm mới làm theo hai thái cực: hoặc khoán trắng cho phòng nhân sự rồi phàn nàn ứng viên không hợp, hoặc ôm hết từ viết tin đến gọi điện mà bỏ bê nhóm. Bài này giúp bạn chia việc cho rõ, lên lịch thời gian thực tế, tránh sáu sai lầm hay gặp, và dùng AI như một trợ lý chuẩn bị chứ không phải người chấm.
Vì sao lần đầu tuyển người khó hơn bạn nghĩ
Trước khi làm trưởng nhóm, bạn được đánh giá bằng việc mình làm. Khi tuyển người, bạn phải đánh giá việc người khác sẽ làm, dựa trên vài giờ trò chuyện và một tờ hồ sơ. Kỹ năng này khác hẳn, và giỏi chuyên môn không tự động giúp bạn giỏi đánh giá.
Khó khăn thứ hai là áp lực thời gian. Vị trí trống nghĩa là nhóm đang gánh thêm việc, và chính bạn có lẽ đang làm thay phần của người đã nghỉ. Áp lực đó đẩy trưởng nhóm mới vào hai lỗi: hạ tiêu chuẩn để có người nhanh, hoặc nâng tiêu chuẩn lên mức không ai đạt vì sợ chọn sai.
Khó khăn thứ ba ít ai nói: tuyển người là lần đầu bạn đại diện cho công ty trước người ngoài. Ứng viên đánh giá công ty qua cách bạn đúng giờ, cách bạn giới thiệu công việc, cách bạn hỏi và cách bạn báo kết quả. Một trưởng nhóm thiếu chuẩn bị có thể làm mất ứng viên tốt nhất mà không hề biết.
Chia việc với bộ phận tuyển dụng, hoặc khi không có bộ phận đó
Bảng dưới gợi ý cách chia việc phổ biến. Cột cuối dành cho công ty nhỏ, nơi trưởng nhóm phải tự làm phần lớn và chỉ có một người hành chính hỗ trợ.
| Việc | Trưởng nhóm | Bộ phận tuyển dụng | Khi không có bộ phận tuyển dụng |
|---|---|---|---|
| Xác định có cần tuyển và cần người thế nào | Chịu trách nhiệm chính | Hỏi lại, góp ý theo thị trường | Tự làm, bàn với cấp trên |
| Viết mô tả công việc | Cung cấp nội dung chuyên môn, duyệt bản cuối | Soạn, soát chữ thiên lệch | Tự soạn với AI, nhờ một người khác đọc |
| Tìm và sàng lọc hồ sơ | Duyệt danh sách ngắn | Tìm nguồn, sơ loại theo tiêu chí đã thống nhất | Tự làm, dành khung giờ cố định |
| Phỏng vấn | Đánh giá chuyên môn, quyết định | Đánh giá phần chung, điều phối lịch | Tự làm, mời thêm một đồng nghiệp ngồi cùng |
| Đề nghị nhận việc | Chốt người, góp ý đãi ngộ trong khung | Đàm phán, gửi thư mời | Tự làm theo khung cấp trên duyệt |
| Báo kết quả cho người không đạt | Góp nội dung nhận xét nếu cần | Gửi thư | Tự gửi, không im lặng |
Điều quan trọng là nói rõ cách chia ngay từ buổi đầu với người làm tuyển dụng. Phần lớn va chạm giữa trưởng nhóm và phòng nhân sự đến từ việc mỗi bên tưởng bên kia lo một khâu nào đó.
Sáu sai lầm trưởng nhóm mới hay mắc
Tuyển bản sao của người cũ. Người cũ nghỉ để lại khoảng trống, nhưng công việc có thể đã đổi. Trước khi tuyển, hỏi lại: sáu tháng tới nhóm cần việc gì nhất, và có nên chia lại việc trong nhóm thay vì tuyển y hệt vị trí cũ.
Tuyển người giống mình. Cùng trường, cùng quê, cùng cách nói chuyện tạo cảm giác "hợp" rất nhanh, nhưng đó là thiên lệch chứ không phải bằng chứng năng lực. Đánh giá theo tiêu chí đã viết ra trước, không theo cảm giác sau buổi gặp.
Hỏi mỗi ứng viên một kiểu. Trò chuyện tự do khiến bạn không so được ai với ai. Cùng một vị trí, nên hỏi các ứng viên cùng một bộ câu hỏi chính, rồi mới hỏi thêm theo từng người.
Hứa quá tay. Muốn giữ ứng viên giỏi, trưởng nhóm dễ hứa về thăng chức, tăng lương, làm việc từ xa mà chưa hỏi cấp trên. Lời hứa không giữ được là lý do hàng đầu khiến người mới nghỉ trong thử việc.
Không ghi chép. Sau năm buổi phỏng vấn, trí nhớ trộn lẫn các ứng viên. Ghi ngay sau buổi, theo từng tiêu chí, kèm ví dụ cụ thể ứng viên đã nói.
Để công cụ quyết định. Điểm số của phần mềm sàng lọc hay nhận xét của AI chỉ là một nguồn tham khảo. Bạn là người chịu trách nhiệm, nên bạn phải đọc hồ sơ gốc của những người được vào vòng trong và hiểu vì sao loại người khác.
Lịch thời gian của trưởng nhóm cho một đợt tuyển
Trưởng nhóm thường đánh giá thấp thời gian tuyển người sẽ chiếm. Dưới đây là ví dụ giả định cho một vị trí chuyên viên, công ty có người làm tuyển dụng hỗ trợ. Không có hỗ trợ thì nhân đôi thời gian ở các bước sàng lọc và điều phối.
- Tuần 1, khoảng 2 giờ: họp nhận yêu cầu với người làm tuyển dụng, thống nhất tiêu chí bắt buộc và nên có, duyệt mô tả công việc.
- Tuần 2–3, khoảng 1 giờ mỗi tuần: duyệt danh sách hồ sơ đã sơ loại, trả lời trong vòng hai ngày để không mất ứng viên.
- Tuần 3–4, khoảng 4–6 giờ: phỏng vấn vòng chuyên môn cho bốn đến sáu người, mỗi buổi 45–60 phút cộng 15 phút ghi chép ngay sau.
- Tuần 4, khoảng 1–2 giờ: chấm bài làm thử nếu có, họp chốt với người làm tuyển dụng và cấp trên.
- Tuần 5, khoảng 1 giờ: gọi điện cho ứng viên được chọn để nói về công việc, trả lời câu hỏi chuyên môn; người làm tuyển dụng lo phần đề nghị.
- Sau khi ứng viên nhận lời: chuẩn bị cho ngày đầu và tuần đầu, phối hợp với bộ phận nhân sự về hội nhập.
Tổng cộng khoảng mười lăm giờ của bạn cho một vị trí, chưa kể khi phải mở lại vòng tìm kiếm. Hãy chặn sẵn các khung giờ này trên lịch ngay khi nhận yêu cầu, và báo cấp trên rằng trong mấy tuần đó một số việc khác của nhóm sẽ chậm lại.
Dùng AI như trợ lý chuẩn bị, không phải người chấm
Trợ lý AI hữu ích nhất cho trưởng nhóm ở khâu chuẩn bị. Trước buổi nhận yêu cầu, bạn có thể nhờ nó đặt câu hỏi ngược lại cho chính mình: "Nhóm mình có bốn người làm chăm sóc khách hàng qua điện thoại, một người vừa nghỉ. Hãy đặt mười câu hỏi giúp mình xác định có thật cần tuyển thay thế y hệt hay nên chia lại việc, câu nào mình cần số liệu để trả lời thì ghi rõ". Bộ câu hỏi đó thường làm lộ ra những điều bạn chưa nghĩ tới.
Trước vòng phỏng vấn, AI giúp soạn nháp câu hỏi hành vi theo từng tiêu chí và thang chấm có mô tả mức độ. Bạn sửa lại theo kinh nghiệm thật của nhóm, bỏ những câu chung chung, và gửi cho người làm tuyển dụng soát. Phần thiết kế bộ câu hỏi chi tiết có ở danh mục phỏng vấn có cấu trúc của trang.
Sau buổi phỏng vấn, AI có thể sắp xếp ghi chép của bạn theo tiêu chí, với điều kiện đã bỏ tên, số điện thoại, nơi làm cũ có thể nhận diện. Không nên đưa toàn bộ hồ sơ ứng viên vào một công cụ cá nhân, và không hỏi AI "nên chọn ai". Câu hỏi đó chuyển trách nhiệm sang một công cụ không gặp ứng viên, không biết nhóm của bạn, và có thể lặp lại thiên lệch từ cách bạn mô tả.
Khi công ty không có ai làm tuyển dụng
Ở doanh nghiệp nhỏ, trưởng nhóm phải tự lo cả những việc thường do bộ phận tuyển dụng đảm nhận. Những việc dễ bị bỏ sót nhất:
- Báo kết quả cho người không đạt. Im lặng là cách nhanh nhất làm xấu tiếng công ty trong vùng, nhất là khi tuyển lao động địa phương.
- Lưu và xoá hồ sơ ứng viên. Hồ sơ chỉ lưu ở một chỗ có kiểm soát, không để trong nhóm chat cá nhân, và xoá khi không còn cần theo quy định hiện hành về dữ liệu cá nhân.
- Câu hỏi không được hỏi. Không hỏi chuyện hôn nhân, kế hoạch sinh con, tôn giáo, quê quán khi những điều đó không liên quan đến công việc.
- Thống nhất mức đãi ngộ trước với chủ doanh nghiệp, không tự đưa con số khi đang ngồi trước ứng viên.
- Hỏi người hiểu luật về hợp đồng thử việc và các giấy tờ cần có, thay vì làm theo thói quen của công ty cũ.
- Ghi lại mọi bước để lần tuyển sau không phải bắt đầu lại từ đầu.
Nếu công ty tuyển thường xuyên, sau vài đợt nên đề xuất có một người được giao kiêm việc tuyển dụng, kèm một quy trình viết ra giấy. Trang này có nhiều bài theo từng khâu để người đó bắt đầu.
Sau khi chọn được người: rút kinh nghiệm cho lần sau
Việc tuyển dụng của bạn dừng ở thư mời nhận việc và ngày đầu tiên người mới đến. Phần đón nhân viên mới, hợp đồng, hội nhập 30 ngày đầu thuộc mảng nhân sự, có bài riêng ở trang AI Nhân Sự. Nhưng bạn vẫn nên dành nửa giờ rút kinh nghiệm cho đợt tuyển vừa xong, khi trí nhớ còn mới.
Ba câu nên tự hỏi: tiêu chí ban đầu có đúng không, hay đến giữa chừng mới nhận ra thiếu một yêu cầu quan trọng; khâu nào mất thời gian nhất và vì sao; ứng viên tốt nào đã bị mất và lý do là gì. Ghi câu trả lời vào một trang, gửi cho người làm tuyển dụng nếu có.
Sau ba tháng, nhìn lại người đã tuyển: những điều bạn đánh giá trong phỏng vấn có đúng với cách họ làm việc thật không. Đây là cách duy nhất để khả năng đánh giá của bạn tốt lên theo thời gian. Nhiều quản lý tuyển người cả chục năm mà không bao giờ đối chiếu, nên vẫn mắc lại những lỗi của lần đầu.
Câu hỏi thường gặp
Hiring manager là gì?
Hiring manager là người quản lý trực tiếp của vị trí đang tuyển, thường là trưởng nhóm hay trưởng bộ phận. Họ xác định cần người thế nào, đánh giá chuyên môn và đưa ra quyết định chọn cuối cùng, trong khi người làm tuyển dụng lo nguồn ứng viên, điều phối và quy trình.
Trưởng nhóm có nên tự đăng tin tuyển trên trang cá nhân không?
Có thể, nếu công ty cho phép và nội dung đã được thống nhất với bộ phận tuyển dụng. Tin trên trang cá nhân thường thu hút người quen trong ngành. Cần ghi rõ cách nộp hồ sơ chính thức để mọi ứng viên đi qua cùng một quy trình, tránh việc người quen được ưu ái.
Phỏng vấn bao nhiêu ứng viên thì nên chốt?
Không có con số cố định. Với vị trí phổ biến, nhiều quản lý gặp bốn đến sáu người đạt vòng sơ loại là đủ để so sánh. Quan trọng hơn số lượng là bạn đã có tiêu chí rõ và ghi chép đủ để so. Nếu gặp nhiều người mà vẫn không chọn được, nên xem lại tiêu chí.
Có nên nhờ thành viên trong nhóm cùng phỏng vấn?
Có, một thành viên có kinh nghiệm ngồi cùng giúp bạn có góc nhìn thứ hai và giúp ứng viên hiểu đội sẽ làm cùng. Cần thống nhất trước mỗi người hỏi phần nào, dùng chung thang chấm, và nhắc người đó về những câu không được hỏi.
Ứng viên giỏi hơn mình về chuyên môn thì có nên tuyển không?
Thường là nên, nếu người đó phù hợp với vị trí và nhóm. Tuyển người giỏi hơn mình ở một mảng giúp nhóm mạnh lên. Điều cần chuẩn bị là cách bạn sẽ dẫn dắt người đó, giao việc thế nào, và nói chuyện thẳng thắn về kỳ vọng ngay từ buổi phỏng vấn.
Dùng AI để viết nhận xét phỏng vấn có ổn không?
Dùng AI để sắp xếp ghi chép đã che tên theo tiêu chí thì được. Không nên để AI tự viết nhận xét từ vài dòng ngắn, vì nó dễ thêm chi tiết không có thật. Nhận xét cuối cùng phải là lời của bạn, gắn với điều ứng viên đã nói và làm.